Titre du poste, document: fonctions

Flux de travail – un élément important des activités et un élément nécessaire de toute institution de gouvernance, les organisations, les entreprises. documents d'affaires doivent être correctement établis et systématiquement stockés et de naviguer de façon optimale. Avec le développement de l'économie a augmenté les flux d'information et le nombre de documents dans tous les domaines de l'activité humaine. Par conséquent, aujourd'hui la demande assez nouvelle profession -, document.

Qui est, le document

, Document – est un spécialiste qui traite de l'enregistrement et de la documentation comptable. Fermer la profession est secrétaire, commis archiviste.

documents administratifs directives doivent être correctement documentées conformément aux règlements et communiqués aux travailleurs, précisément ceux pour lesquels les ordres étaient destinés. Les documents sont devenus obsolètes, de la tour. Dans ce cas, ils doivent être classés conformément aux lois de bureau et placé dans l'archive. Tout ce qu'il fait, document.

Fonctions spécialiste des documents de travail peut sembler ennuyeux. Mais il est seulement à première vue. A travers les mains de traitement des documents, surtout si elle est pour une entreprise est responsable du document, transmettre tous les flux d'information, selon les documents qu'il peut suivre les travaux de tous les ministères et de comprendre les mécanismes de l'activité et le développement de l'entreprise.

Dans les grandes organisations, les devoirs des professionnels qui travaillent avec des documents, en règle générale, sont divisés: l'enregistrement, l'enregistrement, l'entrée dans une base de données électronique, le contrôle de l'exécution, le stockage occupé par des personnes différentes et même des unités entières.

Que devrait savoir, le document

Afin de bien préparer les documents dont l' information est présentée de façon concise, claire et compréhensible, un spécialiste doit connaître le but et la forme de préparation de tous types de documents. Pour savoir à quoi il ressemble un document légalement contraignant, il faut connaître les bases du droit.

Parce qu'aujourd'hui, la plupart des documents stockés sous forme électronique, et ont besoin d'un échange informatique d'informations sur un spécialiste de la gestion des documents devrait comprendre le logiciel. Il devrait générer la base de données électronique et être en mesure d'expliquer au personnel au service du système automatisé pour la création, le stockage et la transmission de documents.

Pour le stockage de documents dans le spécialiste des archives a besoin de connaître certaines règles et spécifications techniques. Cession de documents et de leur vie privée, conditions de stockage – de ces caractéristiques doivent trier les documents dans l'archive, puis une autre pour créer un moteur de recherche efficace.

Responsabilités traitement des documents

Fonctions dans le traitement des documents dans l'établissement comprennent

– la préparation, l'enregistrement, le stockage et le contrôle des documents;

– documents de mouvement du logiciel de gestion et de systématisation documents;

– L'organisation d'une information optimale flux au sein de l'organisation;

– L'organisation du stockage et le développement de la documentation classificateurs;

– le tri, évaluer et transfert des documents d'archives ont expiré;

– commande des documents entrants;

– l'élaboration de formulaires types et les feuilles de documents;

– création de bases de données de documents avec les numéros d'enregistrement des établissements et des index, et le stockage électronique des adresses;

– préparation des documents nécessaires pour les réunions, les négociations et les réunions.

Présentateur, fonctions de document effectue, en fait, sont les mêmes, mais avec une plus grande part de responsabilité, plus donne des tâches des employés subalternes.

Fonctions dans le traitement des documents dans un établissement d'enseignement

, Document dans un établissement d'enseignement doit savoir en plus d'autres actes législatifs de la loi RF « sur l'éducation ». Parce que les jardins d'enfants et les écoles disposent d'un personnel limité, document regroupe les fonctions et le secrétaire et greffier, et les cadres, guidés par les recommandations méthodologiques pour travailler avec des documents dans les établissements d'enseignement (une lettre du ministère de l'Education de la Fédération de Russie de 02.12.2000 №03-51 / 64).

Fonctions dans le traitement des documents à la maternelle, surtout, notamment la rédaction des contrats de travail avec les employés et l'enregistrement des fichiers personnels, en gardant les enfants des livres de compte. Il travaille également avec la table de la comptabilité militaire et procède à la documentation pertinente, si l'établissement dispose d'un personnel de service militaire.

, Les droits de documents à l'école vient compléter la préparation de projets de documents administratifs sur le mouvement des troupes et l'enregistrement des affaires, de la conduite des abécédaires étudiants et en prenant en compte les heures de travail d'éducation du personnel scolaire, le traitement et la conception de mettre les affaires personnelles des étudiants dans l'archive.

établissements d'enseignement supérieur ne sont pas seulement des activités éducatives, mais aussi scientifique.

Fonctions documents de traitement spécialisé dans le lycée faire au moins en termes généraux, de comprendre le profil d'une faculté particulière, parce qu'il a dû préparer des documents pour les réunions et conférences et tenir leurs registres et appels téléphoniques au nom du doyen.

Qualités personnelles spécialiste de la gestion des documents

Care – c'est la qualité la plus importante d'un spécialiste dans le travail avec les documents. La précision, la rigueur et la responsabilité complètent la liste des qualités personnelles nécessaires pour travailler avec les papiers d'affaires. Les erreurs de données, violation de la loi, la perte des documents peuvent être coûteux pour l'entreprise à la conclusion du contrat ou de l'audit du personnel.

Les montants d'information, qui travaille, document, ont besoin d'une bonne mémoire.

Pour travailler dans tous les domaines, il a besoin de beaucoup de compétences de pensée et d'alphabétisation en travaillant avec des papiers, et dans le domaine de la gestion du personnel – et les compétences organisationnelles et la créativité et les compétences de communication.

La formulation des bons objectifs et le travail avec la structure de l'entreprise, les soi-disant compétences entrepreneuriales nécessaires à l'organisation, le flux de documents et le classificateur optimal.

Souvent, dans les petites entreprises, le document a un. L'auto-organisation, l'auto-discipline et la maîtrise de soi aide à organiser le travail efficace.

Exigences pour documentologists

Un cadre juridique solide pour la gestion des documents nécessite une formation. Par conséquent, pour postuler à un emploi requiert un diplôme d'établissement d'enseignement supérieur ou d'un établissement d' enseignement secondaire spécialisé dans le domaine « des documents », « entretien documentaire de l'entreprise. » Il y a aussi des spécialités liées à « l'entretien documentaire en droit » ou « la sécurité de l'information d'entreprise ».

Législation et règlements, documents administratifs, réglementaires et d' orientation des organismes supérieurs en ce qui concerne le document – sont les exigences générales pour les documents qui ont besoin de savoir, document. Fonctions exigent des connaissances ou tout au moins les bases de méthodes d'analyse, la recherche, la conception, la mise en œuvre et le développement des systèmes de documentation, la conception et le fonctionnement des systèmes de contrôle automatisés; organisation des archives et de la programmation Ba.

Avantages et inconvénients de la profession de traitement de documents

Profession traitement polyvalent des documents. Diplôme et connaissances professionnelles permet aux diplômés de travailler dans toute organisation, car le document est partout. Ceci est le principal avantage de la profession.

Le deuxième avantage peut être considéré comme une occasion de travailler administrateur, un archiviste, un greffier, un secrétaire, directeur de bureau, directeur adjoint, et non seulement, document.

Le troisième avantage est que, malgré le travail de routine apparente, un document situé dans le centre du flux d'information dans l'organisation et a presque tous ses secrets. Parfois, il est, à l'exception de la direction, seul le propriétaire de ces secrets.

L'expérience et permis de strie d'entreprise, document, si on le souhaite, d'organiser leur propre entreprise pour fournir des services d'information.

Les avantages de la profession peuvent être attribués également à travailler dans le bureau dans de bonnes conditions, quel que soit le profil de l'entreprise et le calendrier strict.

Inconvénients profession dans le traitement des documents – il est du même type et, plus important encore, une grande responsabilité.

Où peut fonctionner, un document

Depuis documentalistes qui ont reçu l'éducation sur le profil, sont en mesure de travailler avec tous les types de documents (comptabilité, ressources humaines, scientifiques et technologiques), ils peuvent être appelés dans différentes organisations:

– les autorités, tant locales que nationales;
– dans les organes de gouvernance institutionnelle;
– dans les archives et la documentation des services d'ingénierie et de conception, les institutions de recherche scientifique, les soins de santé, des archives, la bibliothèque et le musée, les organismes d'application de la loi;
– dans les services administratifs et services de structures commerciales: gestion des dossiers, la gestion de bureau, la gestion des ressources humaines;
– dans le domaine du développement des systèmes d'information, de consultation de la documentation, la vérification de la sécurité de l' information.

la croissance de carrière dépend du travail de traitement des documents. Les grandes structures, il peut relever le directeur commercial, dans un petit – assistant en place. Le sommet d'une carrière dans le traitement des documents peut être considéré comme la préparation des documents pour le gouvernement et le Président de la Fédération de Russie.