Gestion des documents – il est un lien important dans le bureau

Dans le cadre du document pour comprendre les règles qui ont signé des solutions d'avancement au sein de l'entreprise ou de l'institution à partir du moment où ils arrivent à l'archivage. La base de ce concept est de produire le document, l'examen du transfert des organes exécutifs, l'exécution des dispositions pour la mise en œuvre, la certification, l'enregistrement, envoyez-les pour le stockage.

Ce processus, qui prend en compte le mouvement d'une instance de document avec la vitesse de déplacement dans ces cas. Gestion des documents – un processus qui doit être équilibré avec les activités d'information de l'appareil administratif, la documentation de chaque solutions individuelles, le stockage des documents nouvellement arrivés.

Un grand nombre de lacunes dans la gestion de nombreux périphériques connectés seulement avec la mauvaise organisation du mouvement des documents. Par exemple, le processus de circulation des documents solutions de gestion devrait inclure les trois éléments nécessaires:

• le soutien d'information aux décideurs (ce qui inclut des informations fiables confirmant la justesse de la décision);
• documentation des solutions (document administratif);
• le contrôle de la mise en œuvre (qui comprend l'organisation des travaux proposés, les méthodes d'exécution de la tâche, le respect des termes et conditions).

Comme on peut le voir dans l'exemple ci – dessus, le document – une collecte d'informations, sur la base duquel une décision sera émis un statut; préparation de solutions, y compris l'édition, la coordination, la préparation à l'approbation. Toutes ces étapes nécessitent le déplacement d'un document, non seulement entre les subdivisions structurelles de l'entreprise, mais aussi entre artistes, allant de techniciens, d'experts, de finition avec les dirigeants. La conclusion de cet exemple est que plus la vitesse de déplacement d'un document, plus la qualité de son exécution à chaque étape, meilleure est la société qui gère le processus dans son ensemble.

Le terme lui-même est apparu dans la littérature dans les années 1920. Ensuite , on a pensé que le document – est l'organisation du travail, visant à une organisation rationnelle de l'appareil d'Etat dans son ensemble, la répartition des responsabilités entre les différents acteurs et services. En 1931, la première tentative de réglementer l'institut de technologie de contrôle a été rendu uniforme des principes de gestion des dossiers. Ont été exposés les règles qui doivent être prises à la réception et la livraison des documents, les règles d'exécution, le règlement est signé. Les prochaines étapes du développement de l'économie ont gagné une réglementation législative telle chose que la gestion des dossiers, où l'accent était mis sur les opérations techniques individuelles. logiciel de workflow ces actes législatifs n'a pas été mentionné, mais en fait, il est descendu juste à temps pour l'organisation des documents de mouvement. Depuis 1974, il a été signé par le principal document réglementant l'ensemble du processus de la paperasse, qui fonctionne à ce jour.

Cet acte est appelé « système national unifié de bureau » (EGSD), des points qui sont consacrés à l'organisation du mouvement des documents, des méthodes technologiques de traitement et l'application des règles. Dans cette collection, il a formulé la règle de base: « Document – un mouvement rapide de l'instrument sur la façon la plus concise, inclure un minimum de temps et de travail. » Seulement en pratiquant l'adoption des règles, vous pouvez vous attendre une amélioration du niveau de vie des gens, la croissance de l'économie de l'État.

Pour atteindre ces objectifs ont besoin intelligents, disciplinés, les dirigeants responsables, pour lesquels la mise en place de flux de travail basé sur EGSD, il est une question d'honneur et de conscience.