Formation de l'intérieur. employés des entreprises privées: documents pryadok durée de vie de référence

Le personnel des Affaires de formation – un processus qui est obligatoire pour presque toutes les entreprises. Selon les règles établies en Russie, chaque employeur doit être une sorte de dossier sur chaque employé. Ce document est en mesure de décrire l'esclave depuis son emploi. Les fichiers personnels se trouvent non seulement au travail, mais aussi, par exemple, à l'université. Dans tous les cas, ce document est important. Il est nécessaire de former correctement. Mais comment le faire? Dans certains cas, gardez pas nécessairement ces dossiers? Que peut et ce qui ne peut pas être placé dans une affaire privée? Comprendre tout cela n'est pas aussi difficile que cela puisse paraître.

Détermination du dossier personnel

les dossiers des employés privés – est un document original, qui stocke toute la documentation au sujet d'un cadre particulier. Il se compose d'une couverture et papiers spéciaux liés à l'esclave.

Démarrez ce genre de documentation de la période d'emploi. Et il devrait aller jusqu'à la révocation de l'employé. Ensuite, le cas est transféré à l'archive pour le stockage. Détruire ce document ne peut pas être pendant un certain temps.

Formation des affaires – ce n'est pas le processus de liaison. Dans certains cas, vous pouvez l'éviter. Mais recueillir des informations sur un esclave particulier sera très problématique. En règle générale, cette procédure est effectuée dans les grandes organisations. Il a créé une base de données complète dans laquelle les informations sont affichées sur chaque esclave.

Obligatoire ou facultative?

Il a été dit que les employés de la conduite des affaires ne sont pas nécessaires. Mais toute entreprise qui se respecte a ce genre de documents. Lorsque la formation des fichiers nécessaires, et lorsqu'ils ne sont pas?

Légalement jamais prescrit des règles en la matière. Mais en pratique, il se révèle que les grandes entreprises font les affaires personnelles de ses subordonnés, et les petits – pas. Il est recommandé de prendre l'affaire à des entreprises avec un chiffre d'affaires élevé du personnel.

Souvent, les organisations ne sont pas des fichiers personnels sur tous les employés, mais seulement pour certaines catégories de travailleurs. Le plus souvent, ils sont les suivants:

• dirigeants;
• le leadership adjoint;
• Les principaux experts de la société;
• personnel travaillant avec les biens matériels (par exemple, caissières);
• les gens qui ont la possibilité de croissance de carrière.

Il est recommandé de ne pas être paresseux et de mener ce genre de documentation sur tous les subordonnés. Le processus de formation des affaires du personnel n'est pas si difficile de se souvenir. Seulement tous les documents qui reflètent les informations sur le cadre peuvent être stockés ici. Quelles sont les caractéristiques du processus à retenir? Même la moindre violation de l'employeur peut donner lieu à pas la meilleure façon. Vous devez donc étudier attentivement la tâche.

stockage

Il a été dit que les affaires personnelles de ses subordonnés, même après qu'une personne a quitté, rester dans l'entreprise. Ils ne sont pas émis sur les mains, et placés dans des archives spéciales. Il est même le stockage électronique des informations sur le personnel. Mais les choses sur papier doivent avoir lieu.

Il y a des règles qui doivent se conformer avec le patron. La boîte de rangement – est presque processus sans fin. Vous ne pouvez pas détruire ces documents pour 75 ans après la fin des travaux de cadre.

Il est pour cette raison, de nombreuses entreprises tentent embêtez pas trop de recueillir des informations sur divers sujets. Seul un petit nombre de sociétés, il y a plus de 75 ans. Souvent, les entreprises sont ouvertes et fermées, et les fichiers personnels restent dans les archives.

Pour simplifier le stockage de fichiers inventé une variété de règles. Dans le stockage principal du document se produit après le tri par ordre alphabétique. De plus, il est recommandé de créer des archives par année. Cette approche permettra de simplifier la recherche d'informations sur les employés qui travaillent dans l'entreprise à un certain moment.

Il y a une autre caractéristique de cette question. le problème est que certaines des choses personnelles sont stockées de façon permanente dans les archives de la société. Et ils ne sont pas détruits, soit 10 ans ou plus de 100. En vertu de cette règle les dirigeants de dossier d'automne de l'organisation, ainsi que le cas des fonctionnaires. Ne pas oublier ses subordonnés, qui ont des prix, des médailles et une variété de titres.

accès

La prochaine fois – c'est une question d'accès à la documentation d'étude. Souvent, les employés sont sur des données de fichiers destinés exclusivement à l'employeur. Et ils ne ont pas besoin de connaître la plus grande partie des employés.

Souvent, le cas est crypté, leur accès est seulement au chef de la société, ainsi que dans le personnel, qui se forme. simple esclave ne peut pas voir les informations recueillies.

L'employeur garantit la confidentialité des questions de personnel. En partageant ce genre d'information ne sont pas soumis. Sur demande une copie de la documentation fournie au personnel le jour de licenciement. La société est responsable de l'esclave pour les informations de sécurité disponibles pour les affaires personnelles.

Vous devriez aussi une fois pour toutes – le dossier n'a été donné subordonnée sous aucun prétexte. Les employés ne peuvent pas prendre les affaires personnelles et à demander leur extradition. Que lorsque le licenciement est possible de demander des données à partir d'ici. L'employeur fournit le cadre que des copies des informations stockées dans les affaires personnelles. Une autre n'est pas nécessaire. Ni esclave n'a pas le droit de retirer cette documentation traduite dans une autre société ou rejet définitif de l'emploi. Il a été dit – les travailleurs de fichiers conserve chaque employeur pendant 75 ans. Cette limite de temps dans certaines circonstances, peut être augmentée.

Composants requis des affaires personnelles

Maintenant, un peu sur la façon dont il est fait ces documents. En fait, les règles de formation des cas subordonnés ne sont pas légalement établis. Et ce problème est résolu par la direction de l'entreprise. Il détermine lui-même les informations à conserver et comment organiser des fichiers subordonnés. Tel est le problème principal de l'ensemble du processus de formation.

Cependant, quel que soit le choix des règles, certaines des données dans tous les cas seront conservés dans le dossier personnel. Quels sont les documents trouvés tout au long de ces documents? Ils sont les suivants:

• profils des concurrents;
• demande d'emploi ;
• Les commandes de lieux de travail;
• des lettres de démission (le cas échéant);
• ordre de renvoi;
• agit pour publier le livre de travail (sur demande ou à l'esclave de licenciement).

La liste ci-dessus – un document obligatoire. Mais avec d'autres informations, il peut y avoir quelques problèmes. Après tout, pas toutes les informations peuvent être subordonné à une affaire personnelle. Il y a des limites à cet égard. Sur quels points vous devez faire attention pour éviter les plaintes de mauvaise formation des dossiers personnels du personnel?

interdictions

En fait, si vous fouillez vraiment dans toutes les questions d'inscription et la formation de documents personnels des employés, vous pouvez obtenir confus. Donc, avant de commencer l'archive, de se rappeler quelques caractéristiques. Plus précisément, les interdictions. Elles sont pertinentes pour toutes les entreprises, quelles que soient les règles. Ne pas:

1. stocker des documents temporaires et permanents en un seul endroit. Le dossier des travailleurs devraient être des lieux séparés pour être en mesure de mettre les papiers qui ne sont temporairement entre le dossier personnel. Prévoit également l'emplacement de stockage des informations de base.
2. documentation "Multiplier". Ne pas stocker les documents dans les affaires des employés avec des doublons. Dans le même dossier – une copie.
3. Rendre l'information trop personnelle. Par exemple, sur les croyances religieuses. De telles informations à l'employeur sont généralement considérés comme inutiles. Par conséquent, la formation des affaires est capable de stocker seulement utile à la documentation de l'employeur qui reflète la qualité du travail de ses subordonnés.

Et quels documents spécifiques peuvent être contenus dans ces fichiers? Cela, en plus de la question ci-dessus, dans la pratique, il se trouve dans les affaires personnelles? Pour éviter les erreurs, vous pouvez suivre les conseils pour recueillir des informations pour les employés de dossier.

Diffusion de la documentation

La composition du dossier personnel varié. Il a été dit que la société établira les règles de ce document. Par conséquent, nous ne pouvons pas dire exactement ce qui est stocké dans les archives. Les documents qui se trouvent sur une base obligatoire, sont déjà répertoriés. Mais pour éviter toute erreur, inventé par une certaine liste de permis pour le stockage des documents. Quel devrait être le dossier? Si l'on exclut les objets énumérés précédemment restent (la plupart du temps sous forme de copies):

• une copie du passeport du citoyen;
• esclave snils (copie);
• INN (pas l'original);
• carte d'identité militaire;
• Document (s) de l'éducation;
• images (non personnelles, conçu pour les profils);
• fonction des lieux d'emploi antérieures (le cas échéant);
• description de travail pour un travail particulier;
• autobiographie.

Ne pas oublier que tout employeur responsable afin de se conformer au flux de travail, ainsi que pour votre propre sécurité, est une variété d'actes. Par exemple, pour refuser de signer l'ordre de renvoi. Ces documents doivent également être stockées dans les affaires personnelles. Les résultats des travaux d'évaluation et d'autres ordres qui affectent le fonctionnement d'un cadre – il est encore quelques articles autorisés à inclure dans le dossier.

Un autre point important – est le stockage de l'inventaire que l'on appelle du dossier personnel. Document qui peut apporter beaucoup d'ennuis à l'employeur. Il devrait être obligatoire dans tous les cas individuels. Dans le cas contraire, vous pouvez blâmer la direction que certains documents sont illégalement appliqués. Inventaire dossier personnel – est un document spécial qui répertorie tous les documents joints au dossier. Situé au début du fichier. Sans un inventaire de l'employeur peut avoir des problèmes. L'employé peut être accusé de falsification ou de vol de certains documents.

Formation du personnel de fichier – le processus est pas si difficile, si elle est bien préparée. L'employeur doit simplement faire ici toutes les informations importantes concernant les activités de l'employé. Mais les renseignements personnels sur le personnel fait interdit. Il a été un exemple de la religion. composition de la famille et les caractéristiques de la vie esclave image de référence – est aussi tabou.

Mais certains employés de réalisations doit être fait dans les affaires personnelles. Ce – pas un élément obligatoire, mais il est conseillé de ne pas négliger. Surtout en ce qui concerne le personnel vraiment talentueux. Il a permis l'introduction de récompenses informations reçues, titres, récompenses, médailles et diplômes.

Pas trop

Les documents dans le dossier personnel peuvent être différents, ce qui est compréhensible. La liste exacte est définie par chaque entreprise à la discrétion du gestionnaire. Mais la liste la plus courante de titres ont été répertoriés. Lorsque la formation et le maintien du dossier doivent être au courant d'une petite règle. Ceci est un élément nécessaire, dont la violation est interdite. La conduite des affaires privées – occupation responsable. Elle exige une attention particulière.

Il est de la taille des affaires personnelles. Selon les règles, on peut dire que l'épaisseur du dossier, sous le dossier rétracté d'un cadre particulier, ne doit pas dépasser 4 cm. Si le volume est supérieur à la limite fixée, il est préférable de commencer une nouvelle entreprise. Et marquer en quelque sorte sous le couvert de la poursuite de la documentation existante.

Dans la pratique, un cas très rares, dont l'épaisseur atteint plus de 4 centimètres. Par conséquent, vous devez simplement rappeler les règles établies et ne vous inquiétez pas de son non-respect. Si le cadre est une documentation très bien, test spécial est effectué. Selon ses résultats, l'employeur décidera de la répartition des fichiers en plusieurs parties.

exigences de base

La procédure pour la formation des cas simples. Il suffit de déterminer quel type de documents peuvent être stockés ici. De plus à retenir la limite précédemment donnée. Et puis entreprise déjà établie. La première étape est la fabrication de couvertures. Assez pour acheter un dossier spécial appelé « Business ». Ils sont généralement stockés tous les documents d'un cadre particulier.

Ensuite, sur la page de couverture (dans ce cas, la couverture du dossier) renseignements personnels est écrit sur le cadre. A savoir – Nom Au fond est mis dans la documentation date de début obligatoire. Quel devrait être le dossier?

L'inventaire est appliqué comme la première page. Il peut être ignoré, mais il n'est pas recommandé. Ce document est beaucoup plus facile la vie et supprime la responsabilité de l'employeur pour la sécurité placée dans le fichier des médias – quelque chose qui ne figure pas dans l'inventaire ne sont pas stockées dans le dossier personnel.

Après cela, dans un dossier placé une variété de documents qui sont directement liés à l'esclave. Elle a été créée dans le cadre du dossier personnel. Il est conseillé de placer les copies ou les originaux des documents dès leur réception – premier profil du demandeur, la demande pour un emploi, la lettre de l'employeur de nomination à un poste particulier, et ainsi de suite. Il met fin à la question par l'ordre de renvoi et a signé l'acte d'obtenir le livre de travail.

Ce n'est pas tout. Le processus de formation des affaires – il est temps de travail, bien qu'il soit relativement simple. Il y a une autre limitation mineure, qui est en mesure d'apporter des inconvénients à l'employeur. Le personnel, qui fournit l'entrée d'informations dans les fichiers privés subordonnés, doit surveiller le nombre de feuilles dans un dossier. Il ne devrait pas être plus de 250 pièces. A l'excès est mis la deuxième partie du dossier personnel pour un employé en particulier.

magazine

Maintenant, je comprends comment la formation des employés de la société. Dans tout ce processus ne se termine pas là. Si la société a décidé de procéder à ce type de documents, il doit avoir un magazine spécial affaires personnelles. Qu'est-ce?

Ce composant est une liste de tous les fichiers disponibles sur les employés. Voici les affaires publiées numéros des institutions, des subordonnés de données personnelles (personnelles), la date de la formation de divers « dossier personnel ».

échantillon de journal unique non. L'employeur a le droit de créer une telle données d'archives à sa discrétion. Ces dernières années, une forme extrêmement commune de journal électronique. Une bonne idée pour ceux qui ne veulent pas faire trop de paperasse. La principale chose – en temps opportun pour remplir les champs appropriés de la revue. Ensuite, il est possible sans aucun problème pour trouver les informations pour chaque employé.

conclusion

A partir de maintenant, il est clair que la formation du dossier personnel. Ce processus est très simple mais complexe, dont la procédure est pas fixée par la législation de la Fédération de Russie. Les employeurs fixent leurs propres documents qui seront stockés dans des affaires personnelles. La présentation de l' information peut également être sélectionné.

Il est recommandé de ne pas appliquer aux affaires personnelles des documents originaux – que des copies en un seul exemplaire. Pour déposer les employés doivent être traités avec un soin particulier – fuite d'informations enregistrées dans ces documents peut tirer sur la tête du problème. Après la collecte des données subordonnées, comme cela a été dit, l'employeur s'engage à assurer la confidentialité complète de l'information. Cette règle vaut également pour le temps de travail, et pour la durée de conservation des documents après le coup de feu tiré. Voilà tout. Informations de base sur la définition des cas d'une enquête approfondie. Caractéristiques et composition du processus devrait être d'apprendre de chaque entreprise. Certains ne pas essayer de le faire. Affaires Making (personnel) – pas obligatoire, mais très utile pour l'employeur de le faire.