La gamme des cas. L'ordre de la formation

Tous les documents après leur exécution doivent être regroupés dans le cas. Le terme « entreprise » conformément à GOST 51141-98 doit être entendu un seul document ou un ensemble de documents qui se rapportent à une direction particulière de l'organisation et placé dans un dossier sous pli séparé. Pour la formation correcte, le stockage et l'enregistrement des cas dans chaque organisation doit chaque année (en tenant compte des changements dans l'environnement externe et interne), composante affaires nomenclature qui est essentiel pour une recherche rapide des documents.

Lors de la formation des affaires de toutes les unités devrait être guidée par les exigences du système d'état unifié de la tenue des dossiers. Les principales dispositions sont énoncées dans GOST 51141-98, les principaux documents du ministère du gouvernement russe Archives, directives archivent corps, listes de matériaux documentaires. Il est impératif de respecter les conditions de stockage des documents et des fichiers. Si une organisation avec une structure complexe et de nombreuses fonctions dans chaque département et dans toute l'organisation appliquent des principes uniformes de l'organisation des documents, la formation et les cas d'indexation. Par conséquent , le personnel du Département des affaires nomenclature, un service de qualité, toute autre unité structurelle ou l'organisation devraient être formés en tenant compte des exigences des documents normatifs.

Lors de la première étape consiste à identifier les problèmes et les catégories de documents, qui doivent comprendre les cas de l'unité de nomenclature ou organisation. Nous devons procéder de la nécessité de couvrir le montant total de la documentation comment créer et recevoir. Quand vous voyez les nouvelles questions non couvertes par la nomenclature, il est nécessaire de faire des ajouts. nomenclature des affaires devrait permettre la mise à jour formulaire arrive à point nommé. Par conséquent, lors de l'indexation des affaires devrait prévoir la possibilité de nouveaux indices et indices exclure remplacer précédemment assignés déjà formés cas. Passant inachevé reporté à la plage de l'année prochaine de la conservation du numéro d'origine.

Titre de chaque cas doit être claire et entièrement divulguée la composition de l'affaire et le contenu des documents qui sont placés dans ce dossier. Sur un dossier doit être index spécifié et la durée de vie de l'affaire. La consolidation des cas est effectuée sur la base du nominal, par exemple, des commandes, des protocoles, des instructions et ainsi de suite. Des cas peuvent être configurés de manière détaillée, par exemple, la correspondance avec un certain rapporteur, la correspondance pour la fourniture des matières premières, la correspondance avec les reporters, combiné sur une base territoriale, et ainsi de suite.

Lorsque les documents de regroupement doivent prêter attention aux conditions de leur stockage. Ne peut pas être combinés en un seul document de cas de stockage temporaire et permanente ou différentes périodes de stockage. Il est interdit d'inclure dans le projet d'accord, les documents non pertinents ou options de copies multipliées. Dans la formation des affaires doit être vérifiée en présence de toutes les signatures de documents et un dégagement adéquat.

Affaires d'indexation et l'ordre de priorité devrait être en ordre d'importance. La première donne un aperçu des documents les plus importants (ordonnances, règlements ou autres documents administratifs). La nomenclature des affaires devrait contenir des index et rubriques des affaires, les termes et les conditions de stockage, l'évacuation de la commande. La gamme des cas approuvés par l'ordre établi dans l'organisation et convenu avec l' officier des Archives d' Etat de la région. A la fin de l'année dans la nomenclature publiée enregistrement final indiquant le nombre de cas qui ont été ouverts au cours de l'année dans chaque catégorie. Dépôt cas d'archivage permanent ou l' élimination des cas de stockage temporaire (à l' échéance) est effectuée selon le établi par l'instruction sur le travail de bureau du droit d'organisation.