Mémo – maquillage en fonction des besoins

Flux de travail de toute entreprise est une collection de papiers de caractère différent, systématisée d'une certaine manière. L'un des documents est une note de service.

Caractéristiques générales et le but d'un document

Pour commencer, il convient de noter que le mémorandum – un document de travail, qui est instructif et en même temps une recommandation. Il est conçu pour fournir le directeur d'entreprise ou superviseur. Ce document peut être faite par un employé de la société , pour deux raisons:

1. A l'initiative de l'employé.
2. Sur les instructions du manuel.

Dans tous les cas, ce document contient des informations détaillées sur les questions spécifiques, individuelles. En fait, il – l'opinion des employés par écrit. Il y a des cas où la décision de la tête des considérations dont vous avez besoin de connaître leurs subordonnés sur les circonstances d'une affaire. Ensuite, l'employé doit faire une réponse motivée, et enfin ajouter votre propre opinion sous la forme de propositions et des recommandations concrètes. Par conséquent, une telle note devient une opinion personnelle de l'individu.

Ne pas confondre

Être accepté pour la préparation d'un document, vous devez savoir exactement ce qui est nécessaire pour fournir. Certains types de correspondance d'affaires sont très semblables les uns aux autres, et ils peuvent être facilement confondus. Par exemple, des notes d'affaires sont de trois types: bureau, notes et explications. En même temps, il y a trois différences majeures, qui ne permettent pas une personne bien informée de faire cette erreur entre eux. Ces documents varient:

1. Selon le destinataire, qui est la personne à qui ils sont destinés. Contrairement au fonctionnaire, un exposé des motifs est écrit au nom du superviseur immédiat, et le rapport du personnel, d'ailleurs, peut être directement au directeur de la société.

2. Thème et la charge sémantique de l'information indiquée. Sujet explicatif compris directement à partir du titre. Le service fait partie de la correspondance commerciale entre les divisions structurelles de la société. mémo sujet peut être différent:

• rapports périodiques;
• une seule fois la fourniture d'informations sur les questions pertinentes.

3. Si le service explicatif et sont utilisés dans l'entreprise, la note peut être à la fois interne et externe. Dans le premier cas, il est conçu pour les administrateurs de la société, tandis que le second – devant une juridiction supérieure.

Lorsque le document est établi

Mémorandum – est une mesure nécessaire. Il est fait lorsque la situation devient hors de contrôle et a menacé l'entreprise en difficulté sérieuse. En d'autres termes, la situation doit être critique. À ce stade, l'employé apporte à l'attention de la direction et un compte rendu détaillé des faits qui lui sont connus. Cela peut être une menace pour la mise en œuvre d'un plan ou d'obtenir le bénéfice attendu. Le document vise à attirer l'attention des gestionnaires à ce problème et essayer de corriger la situation. Chaque spécialiste de sa propre manière représente la résolution de la situation. Dans la note qu'il décrit en détail sa version et la présente son point de vue sur cette question. Pour plus de commodité, ces informations doivent être faite sous une forme complètement libre. Ce style permet absolument tout employé d'exprimer leurs points de vue sur une question spécifique, seule sans crainte d'être mal compris par les autres.

Causes du document

Il y a plusieurs raisons à cause de laquelle la note peut être faite. Un échantillon ou un modèle unique pour tous les cas possibles de faire, bien sûr, possible. Mais une raison particulière d'exiger individu pris la manière d'exposition. Les raisons peuvent être très différentes:

• être en retard pour le travail;
• l'absentéisme;
• manquement;
• conflit entre les membres;
• présentation des résultats de l'audit;
• la communication des informations au sujet de son erreur;
• une menace pour effectuer des tâches de routine;
• Informations sur le comportement inacceptable de l'employé.

Les raisons sont nombreuses et chacun d'entre eux nécessite une approche individuelle et procédure spécifique. Après avoir reçu des informations de première main, le chef devrait enquêter à fond et prendre une décision éclairée. Il est souvent nécessaire d'obtenir des informations supplémentaires auprès d'autres participants au problème. Ils devront soumettre à la direction de leur éclaircissements sur les questions soulevées.

Si quelqu'un a quelque chose a cassé

Dans les conditions Anomalies de production – ne sont pas rares. Sans eux, flux de travail et la communication entre les gens est impossible. La note la plus courante de violation de la discipline du travail. Le comportement du personnel en milieu de travail est toujours ambigu. Tout écart par rapport aux normes standard généralement perçue comme inappropriée et entraîne la peine appropriée. Infliger une sanction est droit qu'à la tête de l'entreprise, de sorte que le reste du personnel, y compris le superviseur immédiat ne peut lui faire part de ce qui était arrivé et d'offrir sa propre version de l'impact sur le collègue fait preuve de négligence. algorithme de dessin cette note comme suit.

1. Nom du service ou d'un département. Il est indiqué dans la partie supérieure gauche de la feuille.
2. Destination (de la tête). Indiqué en haut à droite.
3. Nom du document. Écrit ci-dessous en lettres majuscules avec une ligne rouge.
4. Numéro de document.
5. l'élaboration d'un lieu.
6. Titre.
7. Le texte du document: Nom et la position du délinquant, la date de la violation, le type de violation, la cause de l'incident, la proposition de la reprise.
8. Position, nom et la signature de l'employé qui a préparé le document.

Si collègue coupable

Une note de service à l'employé peut être superviseur direct ou un collègue. Les raisons les plus courantes pour lesquelles il est fait sont négatifs: la violation, un délit, la mauvaise conduite. Dans ce cas, la note vise à établir le fait de ce qui est arrivé et éviter une répétition du genre à l'avenir. Après avoir reçu le document, le gestionnaire doit comprendre la situation et prendre une décision. Dans ce cas, il détermine si oui ou non imposée à un employé aucune sanction ou non. Si un événement négatif a eu lieu pour la première fois, nous pouvons limiter l'avertissement et la conversation édifiante. Si elle est adoptée en violation du système, il sera puni conformément aux lois du travail. Head est obligé d'imposer un visa, qui sera enregistré cette décision. Les rapports du personnel sont établis sur les travailleurs et à d'autres occasions. Par exemple, chef du département a le droit de faire une note au directeur de la promotion d'un emploi ou d'une tâche subordonnée diligente bien fait. Le principe de préparation – le même, seul le texte est positif.

Est-il difficile d'écrire une note de service?

Créer un mémo est pas difficile. échantillon écrit, le cas échéant, vous pouvez toujours prendre le Secrétaire. A travers ses mains passé de nombreux documents similaires. La chose principale est d'expliquer clairement l'essence de ce qui est arrivé. Après avoir lu ce document, le gestionnaire doit avoir une idée claire de ce qu'il voulait dire au compilateur du « message ». Les faits doivent être décrits dans l'ordre chronologique, étape par étape, à l'ensemble dressait l'image claire et lumineuse. Il convient également de rappeler que (ou A5) pour le papier de position d'utilisation interne est généralement faite sur une feuille standard au format A4. Si les informations sont fournies dans l'organisation mère, le texte doit être imprimé sur papier à entête de l'entreprise. Un tel document est absolument nécessaire de donner à la signature de la tête. En conséquence, il sera signé par deux représentants de l'entreprise: le premier – le compositeur, le second – le directeur. L'information peut être confirmée par des informations supplémentaires. Ils peuvent être fournis avec le document de base sous la forme d'annexes numérotées.

Pour faire les choses

Pour que les informations d'être entendu, vous devez savoir comment écrire un mémo. Un tel document se compose généralement de trois parties principales.

1. La raison en était la raison d'écrire cette note. Il est nécessaire de définir clairement la situation et la liste de tous les faits connus.
2. Selon les rédacteurs au sujet de ce qui se passe. Il est nécessaire d'analyser en profondeur la situation et proposer sa décision de créer des problèmes.
3. Terminal de synthèse et les étapes spécifiques.

L'information devrait être possible d'énoncer brièvement et clairement, de sorte que lors de la lecture du destinataire n'a pas perdu l'idée. Dans le cas contraire, les faits peuvent être mal interprétés, et la décision ne sera pas apporter les résultats escomptés. Dans le texte, il n'est pas nécessaire d'exprimer leurs fantasmes, ou de déformer la réalité. Cette technique est contre les règles. Si le besoin se fait sentir, le destinataire lui-même se intéresser aux rédacteurs de comprendre ce qui est arrivé et prendre une décision finale.

séquence d'actions

Sur l'exemple, il est possible d'envisager le cas spécifique de non-respect de leurs fonctions. Une note de service aux employés est superviseur de fournir la société de gestion. Pour commencer, l'employé est donné le temps de corriger leurs erreurs. Dans le cas contraire, le chef du service concerné en présence de trois témoins de l'acte que l'employé ne remplissait pas la tâche aux dates proposées. L'intrus doit alors écrire une explication en bonne et due forme avec les raisons.

L'employé ne peut pas le faire. Dans ce cas, il perd la dernière occasion de se défendre. Une note explicative est envoyée à la tête pour examen. Sa décision finale, il exprime sous forme de résolutions. L'information provient du service du personnel pour la préparation d'un ordre de recouvrement. Le degré de la peine est déterminée conformément à la loi. Si l'infraction était assez grave, et en plus répétées, le résultat peut être cessation d'emploi en vertu de l'article pertinent.