Stockage des contrats dans l'organisation: cadre réglementaire, délais

La tenue de contrats est associée à certains problèmes. En particulier, dans certains cas, il est très difficile de déterminer à quel type ce document spécifique devrait être attribué, combien de stockage, sous quelles conditions, comment le détruire, etc. Tous ces facteurs sont réglementés par la loi, mais en raison du fait que le même contrat dans différentes situations peut nécessiter des temps de stockage différents, il existe souvent toutes sortes de problèmes, des interprétations ambiguës, etc. Il faut comprendre tout cela, bien qu'il puisse être difficile. Il faut comprendre que, en cas de non-respect des exigences de la législation dans le domaine de l'entreposage des contrats dans les archives, la gestion des documents peut être non seulement inefficace, mais aussi dangereuse du point de vue d'une sanction ou d'une amende possible.

Pourquoi magasiner?

Les contrats doivent être constamment disponibles non seulement au moment de leur action, mais aussi après cela. Peut-être, certaines informations seront nécessaires, ce qui se reflète dans ces documents, certaines données dont la gestion aura besoin et ainsi de suite. Beaucoup de situations controversées, qui consistent habituellement en ce que l'une ou l'autre des parties abordent mal foncièrement l'exécution de leurs obligations, peuvent être résolues avec l'aide du contrat à la fois hors cour et officiellement devant les tribunaux. Il convient également de tenir compte de la possibilité d'inspections de certaines périodes, qui seront effectuées par les organismes de contrôle de l'État. Ils peuvent également demander des documents pour une période spécifique, et si le stockage des contrats dans l'organisation, le délai pour leur destruction et autres fonctions similaires ne sont pas exécutés correctement, des amendes très importantes peuvent être imposées. Naturellement, le leadership sera coupable de la première chose, mais après que la situation se stabilise, le patron se souviendra, à l'origine de laquelle il a eu des problèmes sur un pied d'égalité. C'est-à-dire que les contrats et tout autre document doivent être strictement stipulés. Dans de nombreuses entreprises en général, ils préfèrent étendre les archives régulièrement et ne détruit généralement rien afin d'éviter d'éventuels problèmes, de se tromper et de régler les conséquences.

Législation

La loi décrit bien le stockage des contrats dans l' organisation , si nous ne prenons pas en compte le fait qu'il n'est pas toujours possible d'évaluer correctement un document particulier. Dans l'ensemble, il n'y a pas de loi distincte directement pour les contrats, ils sont indiqués dans la liste générale des documents d'archives typiques (ou des documents d'archives administratifs) formés dans le processus de fonctionnement, les organisations, les institutions de l'État, les organismes gouvernementaux locaux, etc. Les deux variantes des listes, à la fois avec des documents de gestion et des documents ordinaires, sont approuvées par l'ordre du Ministère de la Culture et des Communications de masse de la Fédération de Russie. Le genre qui concerne les documents de gestion est le numéro 558 du 25 août 2010 et le deuxième type – n ° 1182 daté du 31 juillet 2007. Il est fortement recommandé d'étudier ces documents, mais il est préférable de choisir pour eux-mêmes les documents utilisés dans une institution particulière et se référer à un certain domaine de responsabilité. Il y a trop d'informations dans les listes pour se souvenir de tout, mais si vous déterminez quelle documentation se rapporte à quoi et à quel point est stocké, il est probable que le stockage des contrats deviendra beaucoup plus facile et plus facile. Dans de nombreux cas, tous les documents utilisés sont inférieurs à 3-4 points, en détail pour étudier, ce qui n'est pas si difficile.

Différents types

Deux systèmes principaux pour la division des contrats servent à les sauvegarder. Ainsi, le système le moins commun est la liaison à la durée de conservation. Attribuer un stockage à court terme, à long terme et permanent. La première option implique l'existence d'un contrat pouvant aller jusqu'à 10 ans. Le deuxième – sur 10 ans. Permanent est le plus souvent utilisé uniquement lorsque vous ne pouvez pas détruire un document du tout. Ce système n'est pas très pratique. La conservation des contrats dans les archives, dont les termes sont déterminés de cette façon, entraîne des erreurs et des erreurs plus souvent qu'il ne permet vraiment de mettre correctement en ordre la gestion des documents. Par conséquent, le système plus commun est la liaison avec le type de contrat. Dans la majorité des entreprises, ils se produisent trois versions de base: le profil, l'économie et le travail. La première et la deuxième sont principalement similaires, et elles ne sont généralement conservées que pendant cinq ans. Il faut comprendre que le profil désigne tous les contrats et, en général, les documents qui se rapportent directement au domaine d'activité principal de cette organisation. Le troisième, type de contrat de travail, dans de nombreux cas n'est également stocké que pendant 5 ans, mais dans une certaine situation, cette période peut augmenter considérablement. Par exemple, s'il n'y a pas de compte personnel, un tel contrat de travail devra être conservé jusqu'à 75 ans, ce qui n'est pas très pratique. En fait, si vous n'interviennent pas particulièrement dans le problème, vous pouvez limiter conditionnellement la durée de stockage à 5 ans et ne plus vous souvenir du problème. Mais dans une telle situation, il est très probable que certains facteurs peuvent être manqués, ce qui peut augmenter la période au cours de laquelle le stockage des contrats de ce format doit être nécessairement nécessaire, puis vous pouvez gagner avec précision une ou d'autres problèmes que tout personne saine essaie d'éviter.

Transfert à l'archive

La procédure de transfert de contrats dans les archives, dont les termes ont déjà expiré, peut différer selon l'entreprise. Dans certains cas, les employés recadrent simplement les documents et les mettent dans un coin sombre, considéré comme une archive. Mais avec une autre entreprise, tout le processus peut être clairement décrit dans la documentation normative, il y aura une personne séparée en charge de l'archive, voire des nomenclatures spéciales, des règles pour former le classement, un journal de bord , etc. Les deux options peuvent être confortables, selon de nombreux facteurs. Par exemple, la première option est adaptée à une petite entreprise avec un chiffre d'affaires modeste. Il n'y aura pas tellement de documents qui peuvent toujours être trouvés sans problème dans le même coin sombre. Mais la deuxième situation indiquée est déjà adaptée pour les entreprises sérieuses, qui ont un grand nombre d'employés et sont simplement obligées de ne pas se noyer dans la circulation des documents. La règle générale, qui distingue le stockage des contrats dans l'organisation de toute forme de propriété, est le moment du transfert à l'archive. En règle générale, les employés sont tenus d'envoyer des documents au plus tôt une certaine période, quel que soit leur moment d'expiration. Et généralement, cet archivage se produit au début de l'année. C'est-à-dire, même si le contrat s'est terminé en février, vous devez encore attendre l'année prochaine pour le mettre en mémoire.

Destruction

Comme déjà mentionné ci-dessus, il est tout simplement impossible de détruire le contrat. Tout d'abord, vous devez vous assurer que vous avez réellement passé le bon moment. C'est seulement alors que vous pouvez détruire ce document. Mais ces actions peuvent souvent être dangereuses en raison de leurs conséquences, c'est pourquoi la plupart des employés préfèrent les confier uniquement et exclusivement à la sanction de la gestion. Cela ressemble à ceci: l'employé recueille un échantillon de toute la documentation, dont la durée a déjà été émise ou prend fin. Le stockage des contrats dans l'entreprise devrait de préférence être organisé de sorte que cette procédure d'échantillonnage ne prenne pas beaucoup de temps. Ensuite, sur la base de la liste reçue, un rapport est produit pour la gestion, le document est signé, déposé, et seulement lorsque tout cela est fait, commence le processus de destruction directe des contrats et autres titres similaires. Garder les contrats dans les archives sur une base continue n'est pas la meilleure solution, d'autant plus que certaines entreprises parviennent même à gagner un peu par cela, en les débrouillant et ainsi de suite.

Exemple de système de comptabilité et de stockage

Afin de mieux comprendre toutes les fonctionnalités et les principaux points d'activité, on peut citer un exemple comparativement simple d'organisation de la gestion des documents. Ainsi, il y a un employé, habituellement un membre du service de la comptabilité, qui est responsable du stockage des contrats avec des contreparties ou de tout autre titre similaire. Il a un dossier séparé, où ils sont tous constamment, alors qu'ils fonctionnent. Lorsque le contrat se ferme, il est déplacé vers un autre dossier. Il sera commode de créer un registre spécial sous forme électronique, où tous les documents spécifiés seront répertoriés en fonction de l'indication de la période de stockage. Mais au début, cette période devrait être déterminée. Il est préférable de parcourir le dossier dans tous les départements, qui traitent dans une certaine mesure des contrats afin de mieux comprendre leur essence. Au fur et à mesure que l'expérience s'accumule, la nécessité de telles actions disparaîtra. Ensuite, lorsque l'on comprend clairement ce que représentent exactement chacun des documents, il spécifie la période spécifique de son stockage. Dans certains cas, il sera plus commode d'indiquer la date de clôture du contrat et, en ajoutant 5 ans (ou plus), déterminer exactement quand le papier peut être détruit. En fait, même au début de l'organisation de cette question, la procédure n'est pas particulièrement compliquée et, à plus long terme, elle sera de plus en plus simplifiée. Lorsque le stockage des contrats dans les organisations dont le délai a déjà été approuvé sera normalisé, tout le processus ne prendra que quelques minutes. Et maintenant, l'année est venue quand il est possible de détruire certains documents. Ils sont retirés du dossier, vérifiés pour les éventuelles erreurs et, accompagnés d'une liste de ces documents, sont soumises pour examen par la tête. Il devrait, à son tour, vérifier à nouveau si tout est vraiment tel qu'indiqué dans la liste, car c'est le patron qui restera coupable en cas de problèmes. Si tout va bien, le directeur signe un permis de destruction et, ici, tout le monde vient jusqu'à sa propre compréhension. Quelqu'un vomit et jette. D'autres utilisent une déchiqueteuse. D'autres le donnent au papier ordinaire, ils le brûlent et ainsi de suite.

Lorsque la durée de conservation commence

C'est une question très importante, car c'est avec lui que beaucoup d'erreurs se posent. Le stockage des contrats dans une entreprise RB ou RF dans ce cas est exactement le même et commence au moment où une nouvelle année commence, dans laquelle un document spécifique ne fonctionne plus. Par exemple, il existe un traité qui a pris fin le 15 juillet 2010. Il doit être sauvegardé pendant 5 ans, mais il peut être détruit le 15 juillet 2015, mais au début de 2016. C'est-à-dire que le rapport est passé du 01.01.2011, et non le septième mois de l'année précédente. En général, dans le but de minimiser les risques d'erreur, un an est ajouté au délai défini précédemment. Et seulement après son passage, la procédure de destruction commence.

Caractéristiques du stockage

En général, il existe des recommandations spéciales sur la façon dont les archives devraient être utilisées et fonctionner. Idéalement, l'entreposage des contrats de responsabilité, le règlement avec les comptoirs, les contrats de travail et la documentation similaire devrait avoir lieu dans une pièce ventilée et sèche. Dans le même temps, les papiers eux-mêmes sont situés sur des étagères (ouvertes ou fermées). S'ils sont liés à des formulaires de déclaration stricts ou à des documents classés comme «secrets commerciaux», des coffres-forts spéciaux doivent être présents. En principe, personne ne vérifie ce moment, car ce sont les recommandations qui sont bénéfiques pour l'entreprise elle-même. L'essence est très simple: si le système lui-même n'est pas pénalisé, puis faute de papiers qui doivent être souvent punis. Et s'il y a une inondation, ou les documents seront détruits par n'importe quelle autre manière similaire, alors seule l'entreprise concrète sera à blâmer.

Responsabilité et exécuteurs

La responsabilité principale et principale de tout ce qui est inclus dans le stockage des contrats est à la charge du responsable de l'organisation. C'est lui qui, en présence de problèmes, sera responsable devant l'État et éprouvera tous les problèmes possibles. De plus, après suite, il y a généralement un comptable en chef, un avocat et cet employé responsable de la conservation des documents. Mais généralement, toutes ces personnes sont punies par le leader dans la mesure de leurs erreurs. En fait, dans la plupart des organisations relativement petites, le système de contrôle contractuel est attribué à la comptabilité. Et déjà dans ce département, le comptable en chef nomme, indépendamment ou par un vote général, une personne responsable spécifique. Dans certains cas, cette personne reçoit une petite augmentation des salaires, ce qui devrait compenser le montant supplémentaire du travail, mais le plus souvent, le dernier élément est simplement ignoré, en raison du manque de fonds ou d'autres facteurs similaires. Dans des cas plus rares, l'avocat est responsable de la préservation des documents en général et des contrats en particulier. Mais ce n'est pas très pratique, car cette personne ne peut répondre que pour le contrat et, avec le reste des journaux, il n'est habituellement familier que superficiellement. Il est très pratique quand il y a une personne qui s'occupe de ce problème particulier. Ce sera aussi précis que possible et ne causera pas d'erreurs mineures et désagréables, comme d'autres employés peuvent le faire.

Le résultat

Le stockage des contrats dans l'organisation s'effectue selon le principe de la pleine conformité avec toutes les normes de droit. C'est une condition préalable qui peut éliminer tous les problèmes de l'entreprise. Dans ce cas, les petites nuances, les règlements internes, les registres et la documentation connexe peuvent différer d'une entreprise à l'autre. Le responsable en chef est le superviseur, mais il peut le transférer à une autre personne. Cela facilitera le travail de la gestion, mais ne supprimera pas de lui toute la responsabilité des erreurs éventuelles. C'est-à-dire que l'employé qui est chargé de travailler avec la documentation d'archives doit être aussi responsable que possible et comprendre clairement ses fonctions, recevoir de l'argent réel, pas de gratitude verbale, comme c'est habituellement le cas avec l'augmentation de la charge sans l'indemniser avec des moyens supplémentaires de paiement.