Documents de référence dans le travail de bureau des entreprises. Leur but et la fonction

Les documents de référence sont une composante essentielle du bureau moderne. Qu'ils institutions de correspondance souvent réapprovisionnés et entreprises toute forme de propriété.

Valeur et surtout

Les documents de base jouent principalement un rôle de médiateur de soutien par rapport aux autres titres de la politique du personnel. Ils ne sont pas obligatoires et ne contiennent pas d'instructions, mais seulement fournissent des informations sur l'état actuel des affaires de l'entreprise, selon les données qui sont à la base de la prise de décisions et ordonnances administratives. Les documents de base ont la particularité de ce qui est leur mise au point sur le système de commande de bas en haut, à savoir, par l'homme du métier dans la tête du département, de la tête au directeur adjoint ou directement au directeur général. Mais il y a des exceptions, par exemple, la correspondance (lettre officielle, télégramme, courrier électronique, etc.) est utilisé pour le développement des communications entre les employés ayant des responsabilités professionnelles égales.

Classement par type

Les documents de base ont beaucoup de variétés, ils comprennent: l'aide et des mémoires, des rapports, des déclarations et des commentaires, des notes explicatives et des lettres, des télégrammes et des messages téléphoniques. Leur cible peut être à la fois interne et externe. Donc:

• La documentation d'aide comprend des documents qui ont un caractère individuel, qui sont émis par la requête ad hoc et ne concernent qu'un employé;

• rapports et la fréquence de référence déterminés par le destinataire particulier et la présence de certaines formes typiques, la périodicité peut être trimestrielle, annuelle, hebdomadaire;

• demande un caractère consolidé sert à recueillir des informations analytiques généralisant comme un émis unique (une seule fois) et périodique (régulier).

unification des documents

La composition, la structure et procédure d'information de workflow de traitement est déterminée individuellement pour chaque plante dans la réglementation politique du personnel. Mais il est obligatoire d'apporter tous les documents à une certaine uniformité dans la composition et la forme. Unification des documents – est d'établir une uniformité optimale du format, ensemble et les détails de fixation. documents commerciaux normalisés sont créés selon les mêmes normes et règlements, contenant toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions. Documents de référence ne font pas exception et font également l'objet d'une normalisation. La conduite d'unification est nécessaire afin de simplifier et d'améliorer la qualité des documents, la rationalisation du processus de recherche, la préparation et l'exécution, la saisie des formes, ce qui réduit la complexité de la transformation et de la production de méthodes de pointe, ainsi que de réduire la liste utilisée. Lignes directrices sur l'organisation et le contrôle de l'unification réservée à l'organisation mère pour la coordination et la gestion de la RDC et OKTEI.