Les documents électroniques entre les organisations: comment ça marche?

Gestion électronique de documents (GED) – un moyen rapide de partager des informations basées sur l'utilisation de documents électroniques avec des signatures virtuelles. Il a depuis longtemps été reconnu dans les pays développés du monde comme un outil efficace pour les activités opérationnelles.

cœur

Les documents électroniques entre les organisations – un ensemble de processus pour la création, le traitement, l'administration, le transfert, l'acquisition, l'entretien, l'utilisation et la destruction des documents. Tous ces processus sont effectués après vérification de l'intégrité et la confirmation de réception des documents.

Règles de circulation des documents entre les entités juridiques est effectuée par accord des parties. L'échange d'informations est effectuée au moyen d'installations de télécommunication, et des documents stockés sur des supports électroniques. La durée de conservation de l'information comptable ne doit pas dépasser celui qui est fixé au niveau législatif.

Les organisations peuvent communiquer entre autres documents officiels et officieux avec les signatures des participants. Dans le secteur des entreprises cela peut inclure: factures, contrats, factures, contrats, accords, ordonnances, avis, procurations, etc. Les informations peuvent être transmises sous forme de texte, les fichiers tableaux et graphiques.

Le but de l'introduction de l'EDI

Une condition préalable à l'introduction de l'EDI peut être:

• réduction du travail de routine;
• réduction de la perte de documents;
• travail "transparent" avec des documents;
• renforcer la discipline de la performance – la divulgation des documents dans un délai déterminé, etc …

Parmi les objectifs quantitatifs peuvent être identifiés comme suit:

• La réduction du temps de traitement du document 10 fois.
• Réduction des frais de bureau à moitié.

Les documents électroniques entre les organisations: comment ça marche

Conformément à la législation nationale, les documents électroniques entre les organisations est effectuée avec le consentement des deux parties. Pour l'échange de données, il est nécessaire que tous les participants ont été connectés à l'équipement de l'opérateur. Ensuite, l'utilisateur doit envoyer une demande d'ajout à la liste des contreparties. Après que les participants du système de confirmation peuvent communiquer.

module EDI devra remplir les fonctions suivantes:

• Inviter des contreparties à échanger des données.
• Générer un carnet d'adresses.
• Intégration avec les logiciels de comptabilité tels que 1C.
• Signer et chiffrer les documents.
• Structure de correspondance.
• Surveiller l'état des lettres.

document électronique entre les organismes au moyen de certificats effectué. Connexion à un serveur et l'authentification est effectuée par un certificat numérique personnel. signature électronique est délivré à chaque utilisateur du système, stockées sur des supports électroniques code PIN protégés et jeton. L'utilisateur doit entrer son mot de passe de connexion au bureau personnel. Seulement après qu'il aura accès à leurs documents.

Initier un processus d'échange peut tout membre de l'organisation, connectée au système. Avant d'envoyer un document à une autre partie, il doit être signé avec la signature électronique. Cette opération est réalisée au moyen du programme « Crypto ». Le document est envoyé par EDI. employé de l'entrepreneur reçoit une notification d'un nouveau document. S'il l'accepte, il met aussi EDS. Si vous souhaitez apporter des modifications au document, il crée sa nouvelle version électronique. À la fin de l'édition que vous souhaitez enregistrer les modifications en utilisant la signature électronique. Le document est ensuite envoyé aux modifications apportées à la contrepartie. En cas de besoin de rendre l'information de correspondance électronique.

Si vous voulez une nouvelle fois apporter des modifications, la procédure est répétée à nouveau. Si les revendications à la nouvelle version n'est pas, le document est respecté. L'échantillon final est considéré comme signé par deux signatures électroniques. versions de documents Ce stockées sur le serveur et sont disponibles pour l'affichage. Une fois que l'échantillon est donné l'état du courant, de modifier le document ne fonctionnera pas. contrats inexécutables étant donné le statut « annulé ». Voici comment faire des documents électroniques entre les organisations.

équipement

Ce qui est nécessaire pour les documents électroniques entre les organisations? Tout d'abord, vous devez choisir un fournisseur de services et d'installer un logiciel spécial pour échanger des informations. D'autre part, chaque contrepartie avec laquelle l'organisation a l'intention de mener des e-mails, vous devez signer le « accord sur l'échange de documents électroniques. »

Il est également nécessaire d'établir un serveur EDI sur lequel stocker tous les documents. Il peut être aussi l'équipement du client, et le stockage « nuage ». L'accès aux données de l'extérieur du système par l'application, qui est installé sur l'équipement de l'organisation. Computer Interaction avec le serveur est effectuée via HTTP avec cryptage SSL en option 128. L'accès aux documents est effectuée uniquement par l'interface de l'application et après avoir passé l'authentification.

projet EDC

projet d'automatisation des processus peut durer de plusieurs mois à plusieurs années. Terme dépend directement du nombre de processus qui ont besoin d'automatisation, des ressources et de la capacité financière de l'organisation. circuit BREF mise en œuvre EDC comme suit:

• Création d'un groupe de travail.
• Formation des objectifs, des délais et du budget.
• L'étude des processus existants.
• Développer un emploi.
• système Vyrob EDI.
• Signature de l'accord sur la mise en œuvre du SED.
• Adoption du règlement.
• Remplissage des répertoires du système.
• la formation du personnel.
• Réaliser des tests préliminaires.
• La publication sur la mise en œuvre de l'ordre ETD.
• La poursuite du développement des logiciels et les règles de travail.
• Le lancement du projet pilote.
• transition à grande échelle à l'EDI.

les erreurs de mise en œuvre EDI

Dans le processus d'automatisation des documents doivent accorder une attention particulière aux processus dans lesquels la loi exige la présence d'un support papier. les documents papier en double électronique est impossible. Cela ralentit considérablement le processus de travail et provoque une attitude négative envers l'automatisation dans le processus. Pour la mise en œuvre d'un double travail ne paie.

Dans le processus de mise en œuvre des nouveaux règlements devraient être développés pour travailler avec des documents, la formation du personnel, et seulement engager ensuite la mise en œuvre complète. Ceci peut être réalisé que si pour transmettre aux employés les avantages de l'utilisation de nouvelles technologies.

Une autre erreur populaire – une mauvaise étude des besoins du SED. Si les utilisateurs doivent travailler dans un système non configuré, l'EDI processus diffère de celle adoptée dans l'organisation.

Les documents électroniques entre les organisations: les avantages et les inconvénients

avantages:

• Réduction de transmettre les documents originaux par des coûts de courrier.
• Économisez de l'espace pour le stockage des documents. Il est tout stocké sous forme électronique.
• Facile à utiliser. L'envoi du document est réalisé à partir d'un seul endroit. Une recherche rapide d'un document porté par l'état (envoyé, reçu et accepté par r. D.).
• Livraison instantanée. Toutes les informations est envoyé au destinataire en quelques secondes.
• Le document ne peut pas être perdu jusqu'à l'expiration de son stockage dans le système.

inconvénients:

• Pour utiliser le produit, vous devez acheter une licence qui coûte de l'argent.
• Communiquer souvent entre les participants du même système.
• Les documents électroniques entre les organisations à 1C ou en utilisant tout autre logiciel est différent du schéma utilisé précédemment. Avec l'introduction du nouvel algorithme, tous les employés ont des questions sur la conduite des affaires.
• L'équipement technique. Avant la mise en place de l'organisation EDI doit acheter de l'équipement et de préparer le personnel à gérer le nouveau système.
• EDM est réalisée en utilisant la signature électronique, dont la validité est de 1 an. Il est nécessaire de surveiller et de mettre à jour rapidement les certificats. Il est également nécessaire de contrôler les actions des certificats d'entrepreneurs, afin d'éviter des problèmes avec la taxe.

réglementation juridique

Quels sont les actes normatifs réglementés documents électroniques entre les organisations? La législation russe comprend la loi fédérale №63 «sur la signature électronique », les règles des documents du Service fédéral des impôts sont enregistrés dans l'ordre du nombre Ministère des Finances MMV-7-2 / 168. Organisations L'EDI entre les ordres sur la base des Finances. 50n № Conditions d'échange primaire de documents comptables au format électronique prescrit dans le Service fédéral des impôts Numéro de commande @ MMV-7-6 / 36. Tous les opérateurs dans les activités du processus EDM doivent être guidés par l'Ordre du Service fédéral des impôts MMV-7-6 № / 253 @.

"VLSI"

Les documents électroniques entre les organisations « VLSI » donne aux clients les avantages suivants:

• Peut envoyer des documents à toute organisation qui est enregistrée sur le territoire de la Fédération de Russie. Si la contrepartie n'est pas partie au système « VLSI », l'employé simplement contacter un représentant de l'organisation et l'enverra à l'invitation par courrier électronique à participer au système. Immédiatement après la confirmation de l'échange d'informations entre les participants sera effectué sans intermédiaires.
• Installez le logiciel sur un ordinateur n'est pas nécessaire. Assez d'avoir une version récente de votre navigateur et un accès Internet.
• Pour travailler avec les données n'a pas besoin d'un programme spécial. Si le rapport a été préparé dans le logiciel tiers, tels que 1C, il est possible de configurer l'intégration avec le système « VLSI ».
• La forme standard du document n'est pas défini. Vous pouvez envoyer des messages texte, des feuilles de calcul, des images et ainsi de suite. D.

SKB "Kontur"

L'un des premiers développeurs de logiciels en Russie est également engagée dans la fourniture d'équipements, à travers lequel les documents électroniques entre les organisations. DiaDoc « Contour » a développé un système par lequel l'échange de documents électroniques. Une caractéristique du système est que l'accès aux données peuvent être obtenues à l'étranger. A cet effet, la société a mis au point dans les tarifs d'itinérance. Si on le souhaite, les données d'accès mono via l'API.

Qu'est-ce que vous avez besoin?

Pour vous connecter EDI, les entreprises doivent acheter:

• logiciels sous licence;
• serveur;
• équipement de mise à niveau;
• former le personnel;
• personnaliser et intégrer ECM pour une utilisation avec des applications internes.

Ces investissements doivent mettre en œuvre afin de relier le document électronique entre l'organisation? L'inclusion dans le coût de la consultation du support technique et des mises à jour de logiciels SED – la deuxième étape de l'investissement. Ces frais devront payer tous les mois.

conclusion

Pour remplacer courrier électronique sur papier arrive. Il réduit non seulement le coût de l'organisation pour mener les processus, mais augmente également l'efficacité de l'entreprise dans son ensemble. Pour formuler EDI fonctionne avec succès, vous devez clairement les objectifs et la mise en œuvre du système d'ajuster correctement l'équipement.