Annulation des frais de voyage

Les rumeurs concernant l'abolition du paiement des frais de voyage agitent périodiquement l'opinion publique. Déterminez-le. Est-il possible d'annuler les frais de voyage et de quelle légitime est-ce?

Depuis le 8 janvier 2015, en envoyant un employé subalterne lors d'un voyage d'affaires, l'employeur n'est pas obligé de se conformer à la procédure nécessaire pour délivrer un document de voyage. En outre, la législation a supprimé la compilation obligatoire d'autres documents – l'affectation des services et le rapport sur les travaux effectués sont retournés du voyage d'un employé.

De tels changements sont fixés dans le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n ° 1595 du 29.12.14, qui est entré en vigueur à la date ci-dessus (dans le peuple – la loi sur l'abolition des voyages d'affaires). La base de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires est la décision de son employeur. Ce document, comme précédemment, doit enregistrer le moment d'un tel voyage. Mais il n'est pas nécessaire d'établir une affectation de service.

Annulation des documents de voyage: résolution et conséquences

Les nouvelles règles sont lues: il est possible et nécessaire de compter les périodes (réelles) pendant lesquelles l'employé était en voyage d'affaires, sur les documents de voyage qu'il a fournis à son retour.

En cas de départ par le biais de transport personnel, le voyageur doit prendre en charge le temps réel passé au lieu de destination lors de la préparation de la note de service. Il le soumet avec la demande de documents qui peuvent confirmer le mouvement sur le transport spécifié (il peut s'agir d'une feuille de voyage, des reçus, des factures et des bons comptant).

En rentrant d'un voyage d'affaires, dans un délai de trois jours, le voyageur doit présenter un rapport préalable établi par lui avec l'annexe des documents sur la location des locaux et des dépenses effectivement encourues. Le rapport sur le travail effectué n'est plus nécessaire. Mais aucune annulation des indemnités de déplacement n'est prévue.

Les innovations ont provoqué un certain étonnement chez les employés des services de comptabilité. Les questions qui en découlent concernaient des problèmes éventuels avec l'approbation officielle des frais de voyage en cas de refus des documents susmentionnés. On ne sait pas non plus ce qu'il faut faire avec l'exonération de l'impôt sur le revenu des particuliers.

Donc, à la lumière de tout cela, il vaut la peine d'examiner le problème avec plus de précaution et de décider s'il faut continuer à délivrer des permis commerciaux. Ce problème est pertinent pour les services de gestion et de comptabilité. Les employés privés n'ont rien à craindre – personne ne prévoit annuler les frais de voyage (plus précisément, leur remboursement à un employé spécifique).

Un peu sur l'essence de la question

L'un des voyages officiels est chargé d'une multitude de dépenses qui nécessitent une compensation. Afin de tenir compte et d'effectuer ces paiements anticipés, le service de comptabilité nécessite leur confirmation documentaire. Comme nous l'avons déjà mentionné, plus tôt dans les documents obligatoires pour la présentation des documents étaient les permis de voyager et les tâches, ainsi que les rapports sur le travail effectué. Mais à partir de la date indiquée (8 janvier 2015), la décision d'annuler les documents de voyage a éliminé le besoin d'inscription.

Ainsi, parmi ceux-là, il n'y avait qu'une commande, en dirigeant le subordonné lors d'un voyage d'affaires. Ce document devrait préciser la durée du voyage et son but.

Comment gérer les documents de voyage

Leur tâche est maintenant de confirmer la durée réelle du séjour de l'employé au lieu du voyage d'affaires. Présentez-le au retour. Par exemple, si un voyage d'affaires est associé à un vol aérien, les dates de début et de fin seront établies avec la présentation des billets pour l'avion.

Lorsque l'employé démarre sur sa propre voiture, en revenant, il fait une note officielle indiquant les dates de départ et d'arrivée. Qu'est-ce qui, dans ce cas, peut confirmer l'information là-bas? Ces témoignages comprennent les chèques d'essence de la station-service, les reçus de paiement pour les places de stationnement, etc.

Si soudain, l'un de ces documents se révèle perdu, l'annulation des indemnités de déplacement n'est absolument pas nécessaire. L'employeur peut faire une demande supplémentaire à l'organisation de transport afin de confirmer le fait du voyage. Le document de voyage n'est plus le facteur déterminant.

Nous constatons les dépenses documentées

Selon la première partie du 168e article de la LC RF, la liste des dépenses que l'employeur est obligé de rembourser à l'employé détaché comprend les frais de déplacement, le loyer du logement et l'indemnité journalière de subsistance. Du point de vue de la comptabilité, en cas de confirmation réussie par des documents appropriés, les frais de déplacement de l'impôt sur le revenu des particuliers ne sont pas imposés. Cette norme est fixée dans le 217e article du Code des impôts. En l'absence de pièces justificatives, l'impôt sur le revenu des particuliers devra être évalué.

Il ne contient pas de demande directe de présentation obligatoire dudit certificat. Même avant l'annulation des documents de voyage en cas de litige et de litige, l'arbitrage est arrivé à la conclusion que l'absence de ce type n'entraîne pas une taxation automatique. Surtout maintenant – le risque d'impôt sur le revenu des particuliers est totalement absent.

À propos des cotisations d'assurance

Une situation semblable concerne les primes d'assurance. Les dépenses officiellement établies (per diem, location et voyage) ne sont pas assujetties à des cotisations d'assurance. Ici, de la même manière, une condition indispensable pour la présentation des documents justificatifs est observée.

Si, d'ici à 2015, le certificat était considéré comme un supplément obligatoire dans la préparation du rapport d'avance, puisqu'en son absence, conformément à la lettre n ° 17-4 / 1647 de 2013 de Rostrud, les primes d'assurance étaient assujetties à la comptabilité d'exercice. Maintenant, après l'annulation des documents de voyage, ce motif est perdu, et le rapport d'avance soumis sans eux n'est pas considéré comme une violation.

Sur l'impôt sur le revenu

Selon les normes comptables, la composition des autres dépenses qui se produisent dans le processus de production et de vente sont celles des coûts de l'organisation qui sont associés à l'envoi des employés en voyage d'affaires. Cela se fait lors du calcul de l'impôt sur le revenu. L'affichage correspondant est effectué pour la date à laquelle le rapport d'avance a été approuvé. Comme dans les cas ci-dessus – avec des coûts documentés. Et la conception doit respecter les normes législatives de la Fédération de Russie.

La situation est semblable à celle décrite précédemment pour les primes d'assurance. Officiellement, on croyait auparavant que l'absence d'une autorisation de voyage exclut automatiquement ces coûts de la composition des dépenses. Mais dans la situation actuelle (l'abolition des documents de voyage de nature "superflue"), cette approche n'est plus le cas.

Ne gaspillez pas beaucoup!

Les coûts associés aux voyages officiels devraient être justifiés d'un point de vue économique. Leur tâche consiste à apporter du profit à l'organisation. Le but du voyage spécifié dans l'ordre, lié à l'activité commerciale, devrait signifier des dépenses de voyage économique économiquement justifiées.

Même avant, les responsables de l'impôt ont souvent exprimé l'opinion qu'il fallait faire une commande pour la direction correspondante dans le voyage de l'employé. L'abolition des documents de voyage ne présente aucun problème potentiel à cet égard, car leurs fonctions sont similaires.

Est-il possible de continuer l'enregistrement des documents de voyage?

En principe, cela n'est pas interdit. Nulle part ne prévoit expressément l'annulation des permis de voyage. S'ils conviennent à l'employeur avec des tâches internes aux fins de la comptabilité interne, il a tout le droit de s'engager dans une nouvelle rédaction. Mais vous ne pourrez pas attester un voyage d'affaires grâce à un seul certificat. Encore une fois – en soi, sans les billets, les commandes, etc., il ne peut en aucun cas servir de confirmation des frais de voyage et le droit à l'exonération des contributions et de l'impôt sur le revenu des particuliers.

Comment réparer une nouvelle forme de documents de voyage

Selon les règles générales, l'employeur d'un certain nombre d' actes locaux internes détermine tous les points relatifs à la taille et à la procédure de remboursement des frais des employés détachés. Ce droit est conféré par l'article 168 de la LC RF. Le cours standard consiste à approuver un document à cet effet, appelé le Règlement sur les voyages. Si, en relation avec les innovations dans la société, décidé d'arrêter d'utiliser les certificats, cette loi devra être modifiée en conséquence, avec la connaissance de la signature de tous les salariés.

Quels changements devez-vous faire dans le dit acte normatif?

1. Il ne faut plus mentionner les affectations de service, et en relation avec l'annulation des documents de voyage du document, ce concept devrait être supprimé.

2. Il devrait y avoir un élément sur la définition du but et de la durée du voyage dans l'ordre.

3. Un point distinct devrait être la nécessité de fournir à l'employé une note de service avec des pièces justificatives dans le cas d'un voyage par transport privé.

L'information sur la retraite devrait être reflétée dans le journal du formulaire spécial n ° 739n, qui a été adopté sur l'ordre du ministère de la Santé et du Développement social en septembre 2009. Un tel magazine comporte une colonne distincte, précédemment destinée à entrer le nombre d'autorisations de voyage et la période pour laquelle il a été délivré. Dans de nouvelles conditions, le remplissage d'une telle boîte n'est pas nécessaire. S'il y a un tiret ou rien du tout, il ne sera pas considéré comme une violation.

Est-il possible d'annuler l'indemnité de subsistance du voyage?

Comme vous le savez, pendant le voyage, l'employé reçoit un salaire moyen, ainsi que tous les jours, payé pour chacun des jours civils du voyage. Ce dernier terme signifie les coûts supplémentaires qui en découlent en raison d'un séjour à l'extérieur d'un lieu de résidence permanent.

On s'attendait à ce que, à compter du 1er janvier 2016, le paiement de l'indemnité journalière soit annulé. Mais cet événement n'a jamais eu lieu. Le 168e article du Code du travail de la Fédération de Russie a enregistré une indemnité obligatoire pour l'employé pour des dépenses supplémentaires liées à la vie en dehors de ses frais de résidence permanente lors de son voyage d'affaires. C'est-à-dire que l'abolition des indemnités de déplacement entraînerait une violation de la législation du travail.

Leur taille est déterminée de manière indépendante dans chaque organisation. Ce montant devrait être fixé dans les actes locaux réglementaires relatifs aux voyages officiels (par exemple, dans le Règlement sur les voyages). Selon la loi, l'impôt sur le revenu personnel n'est pas assujetti à un maximum de 700 roubles. Sur le territoire de notre pays et 2500 roubles. En voyageant à l'étranger. Cela signifie que dans le cas de l'établissement d'une indemnité journalière de subsistance, par exemple, en 1000 roubles. NDFL devra payer du montant supérieur à 700 roubles. – soit 300 roubles.

Pour quels jours les remboursements sont-ils exigibles?

Ils sont remboursés pour tous les jours ouvrables, y compris les jours fériés et le week-end. Cela comprend également les jours où l'employé est sur la route ou en situation d'arrêt forcé. Si le voyage est d'une journée, il n'est pas nécessaire de payer des billets pour la Russie. Cependant, personne n'interdit à l'employeur de fournir à un agent local une indemnité similaire en l'espèce.

La limite de ces paiements en tant que tel dans le cas où l'organisation est commerciale, n'existe pas. Fixé légalement uniquement les montants ci-dessus (700 et 2500 roubles respectivement), non assujettis à l'imposition. Le calcul des jours pour lesquels cette compensation a été faite à l'employé est maintenant effectué conformément à la règle générale et conformément à la note de service.