La liste des documents. Formes et règles de sa composition

Le terme « inventaire » est familier non seulement les employés de bureau, mais aussi des spécialistes d'autres industries et organisations. Il se trouve souvent dans les journaux à des fins spéciales, et dans les documents d'accompagnement.

L'organisation travaille dans l'archive

Une fois que les documents remplira sa mission première, ils deviennent pratiquement inutiles pour le moment. Certains d'entre eux sont détruits, et le reste sont envoyés au stockage spécial, qui sont appelées archives. Ici, les documents sont traités, systématisées et déterminé à l'avance sur le stockage réservé à cette chambre. Cette étape est considérée comme la dernière dans les documents. Tous les forfaits sur la durée de vie, et reprend de manière distincte des documents pour le stockage temporaire et permanente, ainsi que des cas sur le personnel. Chaque entreprise (organisation) à la fin de l'année collecte des documents officiels pour le transfert à l'archive. Ces questions sont généralement engagés archivistes. Si, toutefois, la dotation en personnel société ne dispose pas d' une telle unité, le travail est effectué par des spécialistes des ressources humaines sous la direction des employés d'archives. Ils constituent l'inventaire des titres transférés par les ministères individuels, sur la base duquel est formé par une liste sommaire des documents dans l'entreprise.

Un ensemble de documents au travail

Parfois, un citoyen ou d'un organisme d'émission particulier ne soumet pas une, mais plusieurs documents officiels. Prenons, par exemple, une situation où la construction d'une compétition entre les parties sur le droit d'entrer dans un contrat. Chaque demandeur doit fournir à la Commission des documents de divers types, offre, permettant le papier de mener des activités de construction, constituant et d' autres documents. Tout cela va dans un seul paquet et renvoyé aux membres du comité. A l'intérieur, il faut être un inventaire des documents, qui énumère tout ce qui est dirigé au nom d'une organisation particulière. Ce genre de liste ou un registre. Un tel papier est généralement composé d'un certain modèle. Tout cela est très simple. Au sommet de la feuille au milieu est écrit le nom de la « liste des documents ». Juste au-dessous explique où et par quelle organisation ils ont fourni. Ensuite, il y a une table composée de quatre colonnes:

1. le numéro de commande.
2. Nom du document.
3. Pages dans le document et S__ po__.
4. Nombre de pages dans le document

Elle se termine par un tableau récapitulatif de la ligne, qui indique le nombre total de pages dans l'ensemble transmis. Cela empêche la perte ou le remplacement possible des titres prévus aux fins d'examen.

faire ministre

Avec dossier tous les documents le devoir de tenir dans la société à la fin de l'année et traitées sont regroupées en action. Les composants fabriqués conformément à la nomenclature approuvée, ainsi que les règles généralement acceptées:

1. Les documents sont générés en une seule année civile. À titre d'exception dans le cas des documents officiels nature laminage peut être combiné dans une documentation de service de cas depuis plusieurs années.
2. Le placement de titres est effectué à partir du haut vers le bas.
3. Toutes les feuilles sont nécessairement numérotées. Ceci est d'assurer l'intégrité des données pendant le stockage. La numérotation doit être fait au crayon dans le coin supérieur droit.
4. Le cas échéant, elle constitue un inventaire interne des documents signés par l'expert, ce qui était.
5. cousu papier.
6. feuille témoin Dessiné.
7. Pour chaque cas de couverture est faite de modèle standard. Il doit contenir le nom complet de la société et une unité particulière. Vient ensuite un code numérique spécial correspondant à la nomenclature. Après cela, indiquer la date et la fin de l'institution de l'affaire. Et au fond marqué la durée de vie.

mailing

Lors de l'envoi des colis, des paquets ou des lettres précieuses avec le contenu envoyé aux documents d'inventaire. Formulaire il peut être pris dans un bureau de poste. Il fonctionne sous le numéro de formulaire 107 et est une sorte de document, qui contient des informations détaillées sur le nombre et le contenu de la valeur. Le prix d'émission de l'expéditeur décide lui-même. S'il trouve qu'un document était de peu de valeur, la colonne correspondante du formulaire mis un tiret. Inventaire intégré dans une enveloppe ou un colis directement au bureau de poste. service des travailleurs vérifie l'exactitude de l'enregistrement et la forme assurée un joint. Inventaire mis en double. Un envoyé ainsi que les documents et autres séjours nécessaires avec le propriétaire des parcelles. Ceci est fait pour faire en sorte que dans le cas d'une situation de conflit a été en mesure de confirmer chaque unité d'investissement. Après cela, l'enveloppe (paquet ou colis) est scellé, et envoyé à la destination.