Types de nomenclature des affaires, leurs caractéristiques et objectifs

Organisation de la gestion efficace des documents dans l'entreprise est impossible sans la création de conditions appropriées pour elle. или на бумажных носителях. L' un d'eux agit comme la nomenclature des affaires sous forme électronique ou sur papier. Si le spécialiste, dont les activités sont liées aux documents, demandez: « Quels sont les types de nomenclature des affaires », – il faut les appeler avec précision. Le fait que ces employés sont tenus de connaître le classement de s'orienter rapidement dans la documentation du tableau.

La gamme de cas: concept, types, contenu, valeur

Avant de décrire l'ordre de création, de comprendre la terminologie. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Les types de cas nomenclature des catégories développées dans la forme prescrite des listes systématiques de noms de complexes de documents générés par la société au cours de son activité, indiquant les périodes de stockage. Ils sont nécessaires pour la recherche rapide des actes nécessaires. la vitesse des opérations dépendra de la gamme de qualité. Les listes utilisées pour distribuer et le groupe mis en œuvre les actes dans le dossier, indexation sécurisées des périodes de conservation établies. Ils fournissent une création de fichier de référence et servent de source d'information comptable. , как типовая, примерная, индивидуальная. Dans la pratique, ces types de nomenclature utilisée fonctionne comme un individu typique, exemplaire. La société est tenue de développer de façon indépendante une liste en tenant compte des spécificités de leurs activités.

exigences

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Compte tenu de l'éventail des types de cas, leurs caractéristiques et la finalité, la réglementation définit les règles utilisées dans leur compilation. suit lors de la formation des listes:

1. Observez l'unité des approches de la comptabilité, la description, l'organisation, la recherche et le stockage des documents.
2. Utilisez l'indexation. Il fournit des modifications, des corrections et des ajouts aux sections pertinentes des listes.
3. Contrôler les indices de stabilité.

caractéristiques générales

, указанные выше. Examinons brièvement l'objet et l'éventail des types de cas mentionnés ci – dessus. listes individuelles sont développées pour une organisation spécifique. Ils reflètent la documentation utilisée pour ses activités quotidiennes. Dans le même secteur ont tendance à associer les entreprises qui utilisent le même type d'actes. номенклатуры дел. Pour leur unification et des groupes en utilisant la nomenclature standard et sur les affaires électroniques. Ces derniers ont une recommandation. дел являются обязательными. Les types de nomenclatures cas sont obligatoires. Ils sont généralement installés avec un indice uniforme pour les entreprises dans l'industrie (système). nomenclature typique et exemplaire compilé les organisations mères. Ils servent de base à la formation de listes individuelles pour les entreprises spécifiques. Ils ont, à leur tour, sous réserve d'un accord avec les structures supérieures. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Types de nomenclature des affaires et leur conception sont gérées par des professionnels qualifiés. Ils sont attirés par l'inventaire et l'organisation du travail avec eux. nomenclature formée doit être coordonnée avec l'entreprise de bureaux et archives.

facteur important

La nomenclature des affaires doit être présent à toutes les entreprises, quelle que soit l'existence d'une norme ou un inventaire. Pour l'organisation est considérée comme un développement optimal du document consolidé. подразделений. Il comprend tous les types de nomenclature des départements des affaires. Une liste consolidée des convenue avec l'archive appropriée. Après son approbation, le chef de file en unités structurelles transféré sections de décharge pour une utilisation dans leur travail.

Les détails de la préparation

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Pour les employés, le développement des listes de contrôle, il est important de savoir non seulement quels sont les différents types de nomenclature des affaires, mais aussi la composition, le nombre de documents utilisés dans l'entreprise. Dans ses activités, les experts utilisent la position de l'organisation, en cours et la liste de l'année dernière des lois, du personnel, des classifications, des stocks, fichier de référence et ainsi de suite. Le système de nomenclature de classification dépendra principalement de la structure de l'entreprise. Une importance considérable et les fonctions qui se rend compte de l'organisation. À cet égard, les catégories de classification peuvent agir en tant que divisions internes et les tâches de gestion.

types de documents

La gamme de cas devrait inclure tous les actes qui reflètent les activités de l'entreprise. Les documents qui sont utilisés par les associations publiques sont incluses dans la liste des organisations avec lesquelles elles ont été créées. Dans la nomenclature peut être entreprise actuelle et inachevée qui venait de sociétés tierces pour les solutions, fichier de référence. Non inclus dans la liste des publications. Celles-ci comprennent, entre autres, comprennent des collections de décisions, bulletins, manuels, revues de référence, des brochures, des signes et ainsi de suite. Ne pas inclure la gamme des alphabets et autres matériaux auxiliaires, qui ne reflètent pas les grandes orientations de l'organisation.

L'ordre général

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Le texte de la nomenclature des cas prend la forme d'une liste des sections et sous – sections du système de classification. En même temps, les en-têtes spécifiés documents complexes. Les informations nécessaires à partir des documents sont enregistrés sous forme de déclarations. , Ils sont ensuite utilisés dans la formation de l'élément de projet. La liste peut apparaître sous la forme d'une table. Par exemple:

La nomenclature des affaires dans le type de correction 8 école

La détermination de la langue des sous-titres

Elle est effectuée selon les règles établies. En particulier, ils devraient:

1. Dans la forme généralisée refléter exactement le contenu de la boîte, la composition de documents qui sont placés en elle, l'espèce et l'accessoire fonctionnel.
2. Inclure des éléments de liaison agencés en une séquence claire:

• Nom du type ou sous-type. Cela peut être un journal de correspondance, les commandes, les protocoles, et ainsi de suite.
• Nom de l'organisation / unité structurelle. Il contient des informations sur le développeur / auteur du document.
• Nom de la société, qui sera adressée ou dont il est censé obtenir des actes qui sont placés dans le cas.
• Brève description des documents.
• Le nom du territoire, qui est associé au contenu des actes.
• Période (date), à laquelle les documents sont placés dans le cas. Il fournit également des informations sur la disponibilité des copies.

Actes sur une question

Dans la formulation des titres des cas où il y a ces documents, si elles ne comportent pas de séquence d'exécution, le mot « documents », et à la fin (entre parenthèses) indiquent leurs types principaux. Cela peut être les rapports, plans, etc. La formulation peut par exemple être comme suit :. « Documents sur les séminaires sur les archives de l'entreprise (liste des publications d'enseignement recommandées, listes). »

correspondance

Rubriques des cas dans lesquels il est contenu, notamment le terme approprié. Après le mot « correspondance » indique, sur ce sujet et dont elle a été menée. Dans le titre de cas où il y a des lettres correspondants homogènes, leurs noms ne sont pas donnés. Ils indiquent plutôt une espèce commune. Le libellé, par exemple, peut être ceci: « La correspondance avec des branches sur les rapports annuels et la planification de l'organisation. » S'il y a des lettres dans divers correspondants, ils ne sont pas non répertoriés. Dans ce cas, indiquer que l'objet de la communication. Par exemple: « La correspondance sur les questions relatives à l'adaptation du personnel. » Le nom d'un correspondant spécifique indique que si, en fait, contenir que des lettres à lui et de lui.

Les documents relatifs à une localisation spécifique

Si les choses sont formées à partir de tels actes, les titres sont des noms spécifiques des unités administratives territoriales correspondantes. Il doit prendre en compte un certain nombre de nuances:

1. Si le contenu de l'ensemble des documents comprend plusieurs zones homogènes, leurs noms spécifiques ne sont pas répertoriés. Dans ce cas, compte tenu de leur nom global du modèle. Le libellé pourrait être: « Documents sur l'organisation de l'interaction des chefs de la défense contre le terrorisme. »
2. Si le contenu est lié à l'un de l'unité administrative-territoriale, son nom indiqué dans l'en-tête.

en outre

Dans les cas de titre, qui comprendra des documents de planification / déclarations comprennent des données sur la période pour laquelle ils sont composés. Cela peut être un trimestre ou une année, une demi-année. Les titres des cas utilisés pour résumer les documents homogènes, le nom est indiqué au pluriel. Par exemple: « Les commandes sur la promotion des employés de l'organisation. »

Création de volumes

Dans les cas où il est supposé qu'il sera formé de plusieurs parties (par exemple, avec une quantité importante de documents), d'abord formulé un en-tête commune, puis (si nécessaire) – le nom de ses parties. La dernière fonction de mise à jour effectuée. Par exemple: « Mémo pour 2015 », « Volume 1. Note pour le 1er semestre 2015 ». Au cours des complexes de formation et de dégagement en-têtes peuvent être des documents spécifiés. En même temps, il interdit l'inclusion dans les rationalisée, formulation non spécifique. En particulier, il est interdit d'utiliser ces mots comme « différents », « correspondance générale » et ainsi de suite. Il est recommandé d'éviter l'utilisation des tours et des mots d'introduction compliqués.

la rationalisation

Il peut se faire de deux façons:

1. Au cours de la formation de la nomenclature de toute l'organisation en haut de la liste des titres supporter des affaires, y compris les actes d'organisation et d'administration. Ensuite, dans l'ordre décroissant de leur importance pour indiquer les noms des autres catégories (contractuels, de planification et de rapports, etc.). La consolidation des cas dans la structure de la partition, ainsi que l'attribution des noms de famille est fondée sur les actes de relations spécifiques et fonctionnelles en leur sein.
2. Dans la formation d'une liste récapitulative des noms des sections agira directement sur les divisions noms de la base desquels il est fait des systèmes de classification. Les noms sont classés conformément à la dotation.

définition des termes

période de pré-série est nécessaire pour assurer l'organisation d'un suivi régulier de leur mise en œuvre, l'ajustement en temps opportun des modes de stockage. Par exemple, le temps peut varier de temporaire à permanent, s'il y a des raisons pour cela. Le délai doit être conforme au modèle de données (département), la liste des documents qui sont créés lors de l'exploitation de l'entreprise. Si une telle liste ne sont pas disponibles, utilisez la nomenclature approximative / typique. Détermination des périodes de rétention peut également être réalisée en coordination avec les autorités compétentes des Archives fédérales.

Affectation des index

Il est réalisé pour l'identification opérationnelle et sans erreur des cas et des documents qui y sont incluses. Index représente un symbole formé avec des chiffres arabes. Il peut inclure la division de code avec l'ajout d'un numéro de série de cas (avec un trait d'union). Par exemple, le service comptable est attribué le code 05. En tant que document, la section d'ouverture des avocats du rapport annuel. Par conséquent, le boîtier contenant la loi, en tant que partie de la liste récapitulative est l'indice 01/05.