organisation de la gestion des documents d'archives: GOST, instructions, documents, règles. Lignes directrices pour la gestion des documents d'archives

règles de gestion des documents d'archives contiennent les exigences clés pour travailler avec des papiers et des matériaux non impliqués dans les activités courantes de la société. Ils sont formulés conformément au présent cadre réglementaire, traitement de portée réglementaire, la compilation et le stockage des informations. Les termes clés utilisés dans le cadre de la norme pour la gestion des ensembles archives. Lors de leur rédaction compte des progrès dans l'utilisation de la technologie et de la technologie de l'information de pointe. Envisager d'autres la base de la gestion des dossiers d'archives.

incidence

Lignes directrices pour la gestion des documents d' archives sont applicables aux organismes gouvernementaux. Ils sont également nécessaires pour les entreprises engagées dans certains types de travaux. En particulier, les règles applicables dans le cadre de la description, l'enregistrement, la conservation et l'utilisation des documents de fonds d'archives de la Fédération de Russie, appelée la propriété de l'État.

Subdivisions des entreprises, travaillant avec le film, phonographiques, vidéo, photographies, cartes, la science et la technologie, l'information de télémétrie, régie par les dispositions énoncées dans la planification et de reporting.

Le devoir et le droit de former des organisations dans les archives pour le stockage temporaire des documents de l'AF RF fournit la base de la législation sectorielle (de 1993), la position (de 1994 et 1998, respectivement.). Le cadre réglementaire constituent les actes juridiques d'importance régionale. Considéré comme les règles ne sont pas applicables aux documents, le travail qui est régie par la loi fédérale et 5485-1 № décret présidentiel de 1203 30.11.1995 №, la

achèvement

Il est une reconstitution systématique de la base documentaire des unités d'entreprise. Soulever comprend la détermination:

1. Sources.
2. Composition des matériaux à recevoir.

Dans le cadre de cette activité est également effectué le transfert direct des documents aux archives. Comme sources sont les suivantes:

1. unités d'entreprise.
2. Les personnes physiques.
3. structure subordonnée.

La composition des matériaux

pour l'enseignement de la gestion des documents d'archives établit que l'acquisition est effectuée temporairement (plus de 10 ans) et des cas de stockage permanent. résume également des informations sur le personnel. Les cas où la durée de vie de moins de 10 ans, en règle générale, les archives ne sont pas transférées. Ils sont contenus dans les parties pertinentes de l'entreprise. A la fin de la durée de vie de ces choses doivent être détruits. Les détails de caractère individuel sont transmis à la demande du propriétaire. Ils sont ensuite envoyés aux Archives de l'Etat pour le contenu permanent. Le transfert doit également être des matériaux précurseurs et les entreprises liquidées structures subordonnées.

la gestion des documents d'archives et de la nomenclature

Les employés autorisés qui effectuent des travaux avec des documents d'information de l'entreprise, établir une liste systématique des cas. Il a appelé la nomenklatura. Au cours de sa formation indique la durée de conservation des matériaux. pour le manuel de gestion des documents d'archives prescrit la division autorisée à surveiller et faciliter la prestation de services dans l'élaboration de la nomenclature. Liste systématique sert de base à la formation des stocks de matériel d'information de stockage permanent et temporaire (jusqu'à 10 ans). La nomenclature est également un document comptable important. Il est utilisé pour l'enregistrement des cas de stockage temporaire, y compris une période de moins de 10 ans. La nomenclature établie système de peut être utilisé systématisation lors de l'élaboration des actes de fichiers de carte effectuées.

classification

Garder la gestion des documents d'archives est effectuée sur trois types de nomenclature:

1. Typique.
2. Exemplaire.
3. Individuel (pour une entreprise particulière).

La première détermine la composition des matières produites dans des institutions similaires. nomenclature standard est considéré comme un document réglementaire. systématisation approximative détermine la composition approximative des matériaux d'information pour les entreprises qui sont couverts par son action, ce qui indique l'index. Il a un caractère de recommandation. Ces types de utilisés dans la systématisation formation d'une plage individuelle et transférés dans sans changements.

Caractéristiques de préparation

Les documents de gestion des documents d'entreprise d'archivage systématisées sous la forme prescrite conformément à la nomenclature des unités structurelles. Ce dernier devrait être convenu et signé par les dirigeants.

La nomenclature de l'entreprise est réalisée sous la forme générale. Il est paraphée par le chef de l'archive ou la personne responsable, signée par le chef de la prestation de services ou un employé autorisé. Nomenclature doit être approuvée par la commission d'experts, puis approuvé par le directeur de la société. Après l'exécution de ces procédures chefs des divisions structurelles de l'entreprise, sous réserve d'un extrait des sections pertinentes.

La nomenclature pour l'année à venir formé au cours du dernier trimestre de l'exercice en cours. L'harmonisation est réalisée au moins une fois en 5 ans. Si vous modifiez la structure et les fonctions de l'entreprise, une nouvelle nomenclature.

La procédure de compilation des affaires

La formation appelée groupe les actes accomplis conformément à la nomenclature. organisation de la gestion des documents d'archives comprend la systématisation de l'information selon le nom du dossier. Non autorisé le regroupement des copies et les courants d'air. Les exceptions sont des véhicules de grande valeur. Ne doit pas être placé dans un dossier papier à renvoyer.

Le maintien de la tenue des dossiers d'archivage est effectué à une disposition d'informations sur les services de matériel de manutention centralisée et décentralisée à une – deux unités structurelles, et la division ci-dessus. Le groupement est effectué sous la supervision directe des personnes responsables de la sécurité des supports de stockage. Le cas échéant, peuvent être employés concernés des Archives d'Etat.

Les principales exigences

la gestion des documents d'archives est effectuée conformément aux exigences de la réglementation. Dans la formation des dossiers avec des supports d'information doivent répondre aux exigences suivantes:

1. Les matériaux pour le stockage temporaire et permanent sont groupés séparément.
2. Le dossier est inclus dans une copie chacun du papier.
3. Le dossier doit être des matériaux présents pour une année civile. De ce règlement, cependant, il y a des exceptions. Ceux-ci comprennent:

• fichiers personnels, qui sont formés sur toute la durée de l'employé concerné;
• matériaux et structures des comités permanents élus avec eux, des groupes adjoints, enrégimentés dans la période de convocation;
• Papier des établissements d'enseignement, exécutées et regroupées en une année scolaire;
• matériaux de théâtre, qui caractérisent les activités de la saison;
• histoires, et ainsi de suite.

Le dossier doit être inférieure à 250 feuilles à une épaisseur ne dépassant pas 4 cm.

Regroupement des actes administratifs

la gestion des documents d'archives exige la systématisation de différents types de supports d'information. Ces attributs et notamment les actes administratifs. Ils sont regroupés en fonction du type et de la chronologie des applications:

1. Les dispositions des lois approuvées par des actes réglementaires, agissent comme des annexes. Ils sont regroupés. Si les dispositions, règlements, statuts ont été approuvés comme des actes distincts, les systématiser dans des cas individuels.
2. Ordonnances et décisions des structures plus élevées pour leur mise en œuvre sont regroupés par domaines de l'entreprise.
3. Les commandes relatives au personnel, systématisées selon la période de conservation. Avec un grand volume de documents d'information sur les actes opportuns sur les différents côtés de la société, groupe séparément.
4. Les commandes dans les principaux domaines d'activité sont systématisées séparément des actes sur le personnel. Par exemple, l'ordre de la gestion des documents d'archives est inclus dans le même dossier, et la nomination du chef de division responsable – à un autre.
5. limites approuvées, des rapports, des estimations, des listes détaillées, des plans et ainsi de suite. groupées séparément de leur projets.
6. Emplacement des documents dans les dossiers personnels est effectué dans l'ordre où ils sont reçus.
7. factures de salaire du personnel du visage systématisées dans des dossiers séparés. Ils sont classés par ordre alphabétique.
8. Les plaintes, suggestions, les plaintes des citoyens concernant les activités de l'entreprise, les dossiers de leur considération et la mise en œuvre sont groupées séparément des plaintes des particuliers pour des questions personnelles.
9. Systématique de la correspondance est généralement effectuée dans une période de calendrier dans l'ordre chronologique. Dans ce cas, les réponses sont placées après les questions. En cas de renouvellement de la correspondance sur un sujet particulier, qui a commencé l'année précédente, les documents inclus dans le dossier de la période. Dans ce cas, indique l'indice de l'année précédente.

Faire des supports d'information acceptés pour la garde

la gestion des documents d'archives offre un certain nombre d'exigences pour les unités structurelles, en collaboration avec des documents papier. Rendre les transporteurs peuvent être partielle ou complète. Cela dépend du temps de stockage. L'inscription complète est effectuée en ce qui concerne les documents temporaires (plus de 10 ans), un contenu permanent, ainsi que les actes sur le personnel. Il implique:

1. Relié / dossier de liant.
2. La numérotation des feuilles.
3. L'élaboration de la page témoin.
4. La formation d'inventaire interne si nécessaire.
5. Faire des ajustements aux détails de la feuille de couverture. Ils peuvent toucher le nom de l'entreprise, le numéro d'enregistrement des dossiers, les dates extrêmes, et ainsi de suite.

Les matériaux pour le stockage temporaire, y compris une période de moins de 10 ans, fait en partie. Donc, pas le droit d'effectuer la systématisation des titres dans le dossier, les listes non numérotées, ne pas l'étiquette d'assurance.

nuances

la gestion des documents d'archives – une activité dans laquelle les spécialistes fournissent non seulement des supports d'information de sécurité, mais aussi l'occasion de travailler avec eux en cas de besoin. A cet effet, les actes constituant le dossier, déposé par quatre perforations dans une couverture en carton. Ils sont également autorisés à se lier d'envisager la possibilité de lire les textes, les résolutions, les dates de visas dans tous les journaux.

En préparation pour le regroupement de toutes les attaches métalliques sont enlevés. Matériaux destinés à un stockage permanent et comprenant des actes particulièrement précieux ou non mis en forme sont contenues dans des dossiers gated trois soupapes avec des cordes ou dans des boîtes spéciales.

Lorsqu'ils sont présents dans les documents non réclamés à caractère personnel (livres de travail, cartes, cartes militaires, etc.). Ils sont mis dans une enveloppe séparée et déposée au reste des matériaux. A la fin du dossier doit être présente une feuille témoin blanc. Au début du dossier suturée forme pour l'inventaire interne. Pour assurer la sécurité et l'ordre d'arrangement de chaque feuille de papier numérotés en chiffres arabes. Cette règle ne concerne pas la page et les formulaires de témoins pour l'inventaire. Le numéro est mis au crayon dans le coin supérieur droit.

Fiche-témoin

Il est fait en fonction de l'ordre. Il contient les mots et les chiffres:

1. Nombre de feuilles avec la numérotation.
2. Le nombre de pages de l'inventaire interne.

La feuille témoin précise également la spécificité de numérotation. En particulier, pour déterminer si des indices lettrée, codes manquants, les numéros de page avec des photos, grandes pages encollées de format, et ainsi de suite. En outre, sur la feuille indiquent la présence de brochures d'impression dans le dossier, si elles ne sont pas marqués dans la numérotation principale. Fiche-témoin compilateur Vised. Les variations ultérieures de l'état et de la composition des dossiers doivent être marqués en lui en se référant aux actes pertinents. Il est interdit faire feuille témoin sur la page de titre d'un dossier ou un chiffre d'affaires net de la dernière page du document en elle.

inventaire interne

Il est formé pour le temps matériel d'information de stockage et de la comptabilité (plus de 10 ans) et le contenu en continu. inventaire interne compilé pour les entreprises créées par des variétés de documents, titres dont le contenu n'a pas été divulgué. Le formulaire doit présenter des données sur les numéros de série d'attaques dans les index de dossiers, les titres, les dates et les numéros de page.

Pour l'inventaire interne ci-joint compte rendu analytique. Il a déclaré en chiffres et en mots le nombre de documents inclus dans lui, ainsi que le nombre de feuilles constituant. Approuve compilateur interne d'inventaire. Si un dossier est lié ou agrafé sans forme, la liste compilée est fixée à l'intérieur du capot avant.

Les changements dans la composition des matériaux doivent se refléter dans le dossier « Notes ». Plus précisément, il fait référence à la suppression, le remplacement des copies papier, y compris des documents supplémentaires dans un dossier. En même temps, poser des références aux lois pertinentes. Si nécessaire, peut être formé par la nouvelle entrée à la feuille résumant l'inventaire interne, ainsi que l'inscription du témoin dossier.