Dépôt de documents. Comment déposer les documents?

Avant de se joindre à la documentation requise la connaissance la plus approfondie avec le grand nombre d'instructions nécessaires concernant les questions de gestion des documents et des dossiers. Ces normes – sont complexes et contiennent un grand nombre de différents petits détails et les nuances. Comment l'ourlet coin des documents? Qui contient une liste ci-jointe? Puis-je coudre des documents comptables machine termoperepletnoy? employé de bureau débutant ont quelque chose à casser la tête.

Niais?

À première vue, la procédure d'enregistrement de l'affaire et de le mettre dans l'archive assez simple, mais la pratique montre le contraire. En cas de violation de l'une des règles de l'institution du bureau refusera d'accepter le papier commercial, et vous devez commencer le travail. Si une telle situation se produit dans votre vie, lisez notre article – nous allons essayer de régler ce problème.

Pourquoi documents suturées? Y a-t-il des règlements en vertu de laquelle cette procédure est réglementée? Oui, et ils sont nombreux. Nous parlons surtout des recommandations méthodologiques sur la gestion des cas, qui ont été approuvés en Décembre 2009, l'ordre des archives d'Etat. Dans le second tour – sur GOST 51141, dédiée à l'archivage et la gestion des affaires de bureau et contenant toutes les définitions et les conditions nécessaires. En outre, il existe d'autres normes juridiques, selon laquelle la documentation réticulée.

Commençons par le couvercle

Si le théâtre commence avec un cintre, notre procédure – non seulement avec le couvercle. Et le choix d'une « croûte » en carton – l'une des premières tâches du processus de « packaging » du document. À première vue, vous ne trouverez pas une différence entre les nombreuses variétés existantes. Mais en regardant de plus près, vous comprenez que le couvercle sont standard, non standard et sont utilisés pour le stockage à long terme.

Le plus souvent, vous pouvez rencontrer un format de couverture standard 229h324 mm. Il est appliqué dans tous les cas où la taille de l'échantillon agrafé feuilles. Si pour une raison quelconque le document a un paramètre assez spécifique et l'apparence, exige une couverture de variation non standard. Aller à la dernière se rapporte l'esprit que, dans lequel les documents sont stockés à partir de 25 ans ou plus.

En vertu de la loi, ces couvertures sont faites uniquement à partir de carton solide en raison de la vie de travail importante. Des mesures devraient être prises pour préserver le type de document approprié et son aptitude à l'emploi après une période de temps grave. Les documents destinés à être livrés dans les archives de l'Etat, stockées dans un couvercle en un matériau tel que le carton sans acide.

Parlons du nombre de feuilles

Avant de déposer les fils de documents corrects, qui sont tous doivent être ajoutés dans la séquence correcte. numérotation ensuite la procédure effectuée par un simple crayon classique. La règle principale est – il est des listes numérotées plutôt que les pages du document. chiffre arabe apposée sur chaque feuille dans le coin supérieur droit. De plus, nos marques ne sont pas tenus de « ramper » sur le texte. Par le nombre total de feuilles ne s'applique pas les documents d'inventaire.

Que les subtilités existent dans la numérotation? Si le nombre de documents à feuilles mobiles comprennent une lettre ou d'une telle, d'abord énuméré par une enveloppe, puis tournez – chaque embarqué dans ses feuilles. Si le nombre d'unités entrantes – plus de 250, fait pour le diviser en plusieurs volumes. Et chacun d'eux a sa propre numérotation.

documents d'affaires d'archives à l'intérieur peuvent être présents, qui ont leurs propres numéros de page séparés, par exemple, la publication de périodiques. Cependant, le traitement du dossier dans les archives, ils dénombrées, entre autres, sans perturber l'ordre général.

Si une liste imbriquée est un grand format, il a décidé d'élargir et le chiffre dans le coin supérieur droit. Il est fourni un accès gratuit au texte. Si sur l'une des feuilles collées fragments de l'impossibilité de leur séparation, tout ce pack est numéroté comme l'un. Dans ce cas, il est sûr de dresser un inventaire de chacun des morceaux collés, qui est sur le dos ou sur l'espace libre. Une indication du document collé d'assurance doit être faite par écrit ou dans les notes à l'inventaire total d'indiquer le nom. Le plus souvent, ces investissements sont chèques indépendants, des déclarations ou des photos.

Corrections de bugs et liste des documents

Dans le cas où au cours de l'opération a permis une erreur pas trop grave (par exemple, sautée la paire de feuilles) au lieu de l'ensemble du réseau à nouveau renumérotation peut utiliser la désignation de lettre. Dans ce cas, les chiffres sur les autres feuilles ne sont pas modifiées. L'élimination de ces erreurs est possible que sur accord avec le personnel des archives. Si l'erreur grossière détectée, le document sera numéroté à nouveau. Les anciens numéros en rayent le plus doucement possible et de mettre de nouvelles. Dans ce cas, la numérotation remises à jour soi-disant de l'inscription d'assurance.

Sans l'inventaire que vous avez pas l'archivage ne sera pas acceptée. Les informations qu'il contient, le nom du document, la date du dessin, l'annotation et directement un tableau indiquant les numéros de série de feuilles, le nombre de notes et (le cas échéant). Complété toutes les informations sur le nombre de documents sous forme de chiffres, de mots doubles puis tous contresignés par le greffier avec des détails Nom

Comment déposer le fil de documents

Comme la procédure de réticulation doit veiller à ce que tous les matériaux et les outils nécessaires à portée de main. En plus de leur propre entreprise ont besoin d'une alêne, aiguille, carton pour classer les documents et les fils spéciaux. Comme le dernier bas Ficelle bancaire, fil sévère ou proshivnymi L-210. Dernière types utilisés pour les besoins du bureau plus souvent.

Au début du document sont retirés de tous les clips de papier ou d'autres objets métalliques, puis les feuilles de cas sont pile nette lisse. Sur le côté gauche dans le domaine de l'espace est aiguille à trois trous ou un poinçon. Placez-les au milieu du meilleur espace libre destiné à l'indentation gauche, soit une distance d'environ un an et demi centimètres. Cette observation est importante – parce que sinon après le dépôt de documents, ils seront difficiles à lire.

Conseils pour plus de commodité

Si les trous ont des bords lisses pour vous essentiel, prendre un coup de poing de trou. Mais rappelez-vous que trop de papier « trop dur ». Assurez-vous que les trois trous étaient situés à une hauteur uniforme et espacés d'une distance d'environ 3 cm. La moyenne d'entre eux devrait tomber au milieu de la page.

Pour éviter d'endommager la feuille de couverture et l'effondrement de l'entreprise est souvent recommandé de placer le clignotant avant et arrière renforcer des bandes de carton. Grâce à elle sera ignorée fil. Sa taille normale – 70 cm, mais dans chaque cas, il dépend de l'épaisseur de la pile ..

Comme trou percé 3

Voici le contenu de ces documents de dépôt de l'algorithme. Tout d'abord, l'aiguille passe à travers le milieu des ouvertures, à l'arrière de l'extrémité du fil reste. Suivi Vdet au sommet de ses trous. En conséquence, les deux extrémités de l'empilement des feuilles affiché sur le chiffre d'affaires cousu. L'aiguille est tirée à travers le fond des trous et tirer la chaîne sur le côté avant. Puis omettre à nouveau l'aiguille dans le trou central. Donc, notre fil a été tiré à travers tous les trous nécessaires, après quoi les deux extrémités sont fixées à l'arrière du document un nœud solide. Retenu les extrémités d'une longueur d'environ 5 cm.

Directement sur l'ensemble est collée une feuille de papier avec les mots d'assurance. Ci-dessous nous regardons la technologie de sa production.

Le document peut être cousu et avec 4 trous. Comment faire? La procédure est pas compliqué. Quatre trous sont percés verticalement symétriquement par rapport à l'agencement sur un axe commun. Laissant le fil de la queue sur le côté arrière de la première ouverture, la réalisation de points de suture attachant firmware ensuite un nœud tel que décrit ci-dessus. Firmware doit être reproduit deux fois afin d'assurer la durabilité et la fiabilité.

d'inscription d'assurance

La prochaine étape après la numérotation et le firmware – l'offre de nos activités d'inscription d'assurance. Qu'est-ce? Cette taille autocollant 4×6 cm avec le texte « enfilées et feuilles numérotées … » (leur nombre est indiqué par un certain nombre et mots). D'autres états de la position de l'employé, s'il vous plaît inscrire la date et la signature personnelle. Si vous voulez sceller la certification, il faut aussi noter. L'inscription est collée au-dessus du nœud nous lié extrémités des filaments qui dans ce cas doivent rester libres. Signature pose à la fin de la procédure, lorsque la colle a séché. Cela se fait pour l'empêcher de se propager. Impression (le cas échéant) apposer la pièce à la portion de feuille sur l'étiquette elle-même.

Et seulement après un accord cousu, numéroté, signé et scellé scellé, il peut être envoyé à l'archive.

Boire de l'inscription d'assurance doit être sérieux et attentif. C'est elle – preuve documentée de cas de l'immunité. En cas de violation de son intégrité ou document ne peut pas être parti pris des organes de contrôle acceptés, ou peut-être son défi au tribunal.

Qu'est-ce et pourquoi coud

Il est obligatoire tous les documents agrafés, en raison du dépôt dans l'archive ou dans l'un des organismes d'inspection auxquels les autorités fiscales, fonds de pension et beaucoup de ces. Vous ne pouvez pas reprendre les documents collés ou agrafées à l'aide d'une agrafeuse. Comme nous l'avons noté, dans le cas d'une procédure de non-conformité, il vous suffit de ne pas accepter.

Ces procédures font l'objet principalement des documents appartenant du personnel et de la comptabilité. Ceux qui ont terminé le traitement de l'année suivante sera déposé dans les archives de l'organisation ou de l'entreprise. Les institutions d'archives spéciales transmettent le cas à la période de conservation légale précédente. Il est déterminé par la loi, en fonction du type de document. Par exemple, au moins 75 ans sont tenus de tenir des registres notariés, livres et documents du compte économique de l'information du personnel.

La durée de conservation des dessins de conception sont beaucoup plus petits – que 20 ans. Documentation photographique fait de prendre soin de 5 ans. Les institutions d'archives seront déposés dans le cas des deux entreprises publiques et privées. La tâche de tous les acteurs non étatiques – de conclure avec le service d'archivage fédéral du présent contrat.

Il faut se rappeler que le document du firmware droit a un seul employé, qui a cette obligation énoncée dans la description du poste. Dans le cas du document composé de faible qualité offre des sanctions, en particulier dans le cas de changements ou de l'absence de certaines pages importantes.

Revenons à la technologie Binder

Les méthodes de réticulation décrites ci-dessus sont appropriés pour la sauvegarde et l'inspection fiscale. Mais le dépôt des documents comptables, stockés pendant une longue période (plus de 10 ans) devrait être particulièrement forte – souvent sur 5 trous. Assurance d'inscription est faite sur un papier de soie spécial, afin d'autocollant visible située sous l'appareil et il n'y a aucun doute sur l'intégrité du document.

Si les conditions des perforeuses de papeterie classiques perforatrice de bureau, puis, le cas échéant, d'émettre de gros volumes de documents papier (par exemple, dans l'impression) utiliser un équipement professionnel sous la forme de machines de forage ou une machine de liaison. De tels mécanismes ont un pouvoir sérieux et peuvent être soit à main et équipé d'un moteur électrique.

mécanisme de la machine

La base de ces systèmes ou machines – la méthode classique de l'utilisation de ressorts. Une telle relieuse est équipée d'un dispositif pour la perforation. Un autre mécanisme de ce document sur le ressort de la broche en matière plastique, après quoi le haut et le bas de l'unité ajoutés carton ou couvercles en plastique.

L'avantage de la machine de liaison est la possibilité de lier des documents très importants. L'épaisseur du bloc peut être jusqu'à 500 pages. Et aussi – la possibilité de supprimer ou de compléter les pages et les feuilles de documents déjà lié. Les inconvénients sont assez graves, et la complexité n'est pas trop haute résistance.

Si la machine à relier pour le dépôt de documents équipé de ressorts métalliques, qui est fixé à une certaine étape et des trous perforés, respectivement, à elle, les blocs de papier sont portés sur acier à ressort flexible, qui est ensuite comprimée et bloquée. Les avantages de l'appareil avec des ressorts métalliques – forme plus présentable finale et une fiabilité améliorée par rapport à la liaison des ressorts en matière plastique. Mais en même temps pour insérer ou retirer les feuilles sans endommager impossible.

En plus du ressort, il existe des dispositifs fonctionnant sur le principe de la liaison au peigne en plastique, dont les dents papillotes. Il lie également la spirale, familier du calendrier bureau, ordinateurs portables et agendas. Après perforation de trous dans les enroulé en spirale (3-4 tourne manuellement, l'autre automatiquement).

Les progrès ne sont pas figées

Qu'est-ce que la liaison thermique? Il est une machine moderne pour le dépôt de documents, qui peuvent être rapidement et leur connexion non détachable. Avec termoperepletnyh machine peut remplir un grand nombre de matériaux, ainsi que des copies individuelles tirer. Cette variante est particulièrement appropriée des rapports par la poste, des contrats et du matériel promotionnel.

machine de travail de ce type par l'utilisation de la liaison termokoreshkov et termooblozhek ayant différentes couleurs et tailles. En fonction du nombre de feuilles sélectionnées termooblozhka cas une certaine épaisseur, puis tous ensemble placé dans la machine. La face interne de la couche de duvet d'extrémité de couverture d'adhésif polymère. La machine est munie d'un élément chauffant par lequel le polymère est fondu et toutes les feuilles sont scellées dans la couche chaude.