L'harmonisation et la normalisation des documents. Développement de l'unification et la normalisation des documents

Le progrès scientifique et technologique et l'émergence de multiples formes de propriété conduit à l'expansion des relations commerciales et économiques et socio-culturels. processus fortement intensifié dans les volumes de prolifération touchés de la société des flux d'information qui sont nécessaires au bon fonctionnement des unités de gestion.

Qu'est-ce que l'unification des documents

Quelle que soit la portée et sur le terrain: si l'activité publique ou de l'industrie, l'éducation ou les soins de santé – l'unification de la main et la normalisation des documents progressivement disparaître dans l'arrière-plan. Depuis le début du siècle dernier par traitement des données les codifient progressivement passés de main à la méthode mécanisée, et plus – à automatiser.

Ainsi la rationalisation passé Documentation. Le concept de « l'unification et la normalisation des documents » a été conçue à ce stade. Cependant, à toutes les étapes du flux de travail et l'amélioration des données il y a un seul et même problème. Porter à automatiser le chaos impossible, que ce processus doit être précédée par l'unification et la normalisation des documents en général. En d'autres termes, seulement en disposant le papier, vous pouvez commencer à leur traitement et leur utilisation.

Buts et objectifs de l'unification

Les aspects clés de l'optimisation de l'administration officielle, économique et toute autre activité sont l'unification et la normalisation des documents. Expliquez brièvement comment ce concept peut apporter le document à un modèle générique, système uniforme. Ce processus a un impact énorme sur la préparation immédiate de tous les documents. Principes de la normalisation et de l' unification des documents sont les suivants:

1. formes de frappe Unies.
2. Fixer des exigences uniformes pour l'enregistrement des données, ce qui dans le même type de prise de décision.
3. Une réduction significative des coûts de la nature différente de la préparation et de décoration.
4. Compatible ensemble de la base de données uniforme, quel que soit l'industrie et l'activité.

Fonctions de flux de travail unifié

Il faut comprendre que toutes les activités pour diriger et contrôler une organisation, entreprise, pays, après tout, est un système dans lequel chaque élément devient l'une ou l'autre fonction. Parmi eux, il y a en général (ou typique) – ceux qui sont inhérents aux activités de toute institution: fonctions organisationnelles, administratives, exécutives de la planification, de la comptabilité, etc. Pendant ce temps, les activités des différentes organisations sont inhérentes aux fonctions spéciales. Par exemple, les objectifs et les cibles, en fonction de la mise en œuvre des activités éducatives sont typiques uniquement pour les sujets de ce domaine.

Qu'est-ce que le système de documents

système d'unification et de gestion des documents de normalisation est un matériau formé sur la base de leur relation par:

• occurrence en vedette;
• destination;
• l'industrie;
• saisir;
• exigences pour la compilation.

Quels sont les documents dans un système unifié

La documentation du système peut être obschefunktsionalnoy et de l'industrie. En ce qui concerne le premier type, ici des questions surgissent. Par systèmes comprennent l'industrie document reflétant les spécificités de l'entreprise ou de l'organisation. Par exemple, la normalisation et l'harmonisation des documents douaniers contiennent des matériaux qui régulent au contrôle des frontières de l'État et de passage procédure exportée, les marchandises importées.

En ce qui concerne les matériaux sont reliés entre eux et comment est la relation entre les documents des deux systèmes – le fonctionnel et l'industrie dépend de nombreux facteurs. En particulier, leur valeur est prédéterminée par la nature des activités d'une organisation. De plus, l'unification et la normalisation des documents administratifs ne signifie pas toujours la création de dispositions sur les activités d'organisation, de direction ou d'administration. Pendant ce temps, le plan de la documentation organisationnelle et administrative, qui contient les points de contrôle de base, la gestion, la collaboration et contrôler le travail des organes de l'État, les entreprises, les ministères et les fonctionnaires en fonction de l'industrie et des structures fonctionnelles.

Les principales étapes de l'unification et la normalisation

Les problèmes de normalisation et l'harmonisation des documents commerciaux surgissent souvent en raison de retards dans l'attribution du bloc de documentation et d'organisation administrative pour de tels systèmes est une aide juridique. Mener une harmonisation rapide de la gestion commerciale des documents d'entreprise implique:

1. Dans le cadre de formes uniformes de documentaire va établir la nomenclature appropriée.
2. Modèle général du système de documentation de construction est basée sur la forme, considérée comme un modèle.
3. Une attention particulière est portée aux règles syntaxiques de documents de construction.

Avant cette unification et la normalisation des documents source a eu lieu avec toutes les exigences relatives aux matériaux à toutes les étapes de la création, le remplissage, le traitement et l' épargne. Nous considérons et les capacités humaines psychophysiologiques et paramètres de la machine et de l'équipement technique.

Caractéristiques de la création de normes

Il est intéressant de noter que les résultats du processus d'unification était d'amener les modèles les plus fréquemment utilisés pour la forme juridique commune. Les normes élaborées pour les services, les produits et l'emploi ont une explication au niveau législatif fédéral. Le concept de « l'unification et la normalisation des documents » dans ce cas est déterminée par les activités de l'Etat sur la fixation des normes et spécifications pour une utilisation répétée sur une base volontaire.

La tâche de créer des normes de l'ordre dans le domaine de la production et d'augmenter la qualité concurrentielle des produits, services ou travaux. La normalisation et l'harmonisation des documents commerciaux vise également à obtenir des informations et la compatibilité technique.

Les problèmes liés à l'unification de la documentation du commerce extérieur

De plus, le terme « standard » ne signifie pas que le contenu du document normatif. La loi mécanisme clairement d'un usage non-coercitif volontaire. les normes de l'État ont été remplacés assez rapidement nationale. Après l'introduction de changements fondamentaux ne reste plus que le problème de la normalisation et l'harmonisation des documents commerciaux.

Particulièrement aiguë, et à ce jour est la question des normes de l'Etat régissant le processus de préparation de la documentation pour les produits exportés. Selon le système unifié, adopté par la loi fédérale « Le règlement technique » du 01.07.2003, dont les dispositions sont présentes en elle, ne signifie toutefois pas entièrement conforme aux exigences de la documentation standardisée, continuent d'être utilisées en masse aujourd'hui.

Le rôle du Comité d'État de normalisation dans le processus d'unification et de normalisation

L'harmonisation et la normalisation des documents – le chemin de l'Etat russe standard. Tous les panrusse classificateurs de force technique, économique, sociale juridique immédiatement acquérir après l'enregistrement d'Etat. Le contrôle de la mise en œuvre de toutes les exigences contenues dans les actes individuels, porte Etat russe standard et d'autres organismes agréés par l'État dans le territoire désigné.

Les principales orientations de l'unification et la normalisation des documents doivent établir des échantillons uniformes, des modèles, des formulaires. Cela peut être les normes requises pour la préparation des documents de normes pour certains types de produits et de documentation unifiée. Ce dernier est un système de matériel créé par une des règles et des exigences de seul ensemble. système de documentation unifiée contient, en règle générale, les informations nécessaires à la mise en œuvre des fonctions de gestion dans une sphère d'influence particulière.

Système principal unifié et standardisé en Russie

À ce jour, parmi les systèmes unifiés se démarquer:

• la structure relative à la documentation du caractère organisationnel et administratif;
• système de contrôle document à une institution bancaire;
• l'harmonisation et la normalisation des documents comptables et des livres comptables et les registres financiers des institutions du secteur public;
• sphère documents statistiques;
• système de documentation régissant les questions du travail;
• documents standardisés pour le commerce extérieur.

En conséquence, chacun des systèmes ci-dessus fourni son niveau de l'État, qui développent les départements du gouvernement central pour coordonner le fonctionnement d'un domaine d'activité. Par exemple, le ministère des Finances en Russie est responsable de la création de formulaires pour les documents comptables et bancaires. À son tour, Rosarchiv identifier les tendances de la documentation organisationnelle et administrative. Ces mêmes autorités disent détails des documents. Leur unification et la normalisation implique la création de formulaires à utiliser dans une industrie particulière.

Détails et formes de documents dans le processus de normalisation

Détails du document considèrent comme un élément obligatoire, sans laquelle il est impossible de passer la formalisation des procédures, du matériel d'enregistrement. Pour plus de détails signature se référer, timbre, cachet, date, texte, etc. Bien entendu, pour chaque type de document officiel utilisé un ensemble distinct de détails. Dans ce cas, chacun de l'unification des systèmes est réalisée en créant une forme de modèle de documents pour l'un des systèmes. Sur la base de développer les détails les plus appropriés de tous les documents appartenant à une base de données spécifique.

Forme, comme déjà mentionné, est une forme de modèle du document. Un tel modèle d'écriture dans le domaine établi d'application tient compte de sa taille, les marges et les retraits, en particulier la création de la grille structurelle et les principaux détails.

L'harmonisation et la normalisation des documents domaines organisationnels et administratifs contribuent à la facilité d'utilisation des formes dans les activités de toute institution, les entreprises industrielles et de fabrication. Les clients qui ont réglementé l'utilisation de l'unification et la normalisation de la documentation organisationnelle et administrative, sont applicables à:

• règlement;
• ordres et instructions;
• solutions;
• protocoles;
• actes;
• lettres.

Lettres adresse fixe les mesures administratives et organisationnelles, y compris la gestion, la coordination et l'entretien:

• les pouvoirs publics des sujets de la Fédération de Russie (dans la liste des sujets comprend les régions autonomes et républiques, la législation, ainsi que la langue nationale russe installée principalement);
• les entreprises et les associations, quelle que soit leur forme de propriété et l'activité d'organisation juridique.

GOST établit non seulement la composition des détails, mais les conditions de leur conception et la fabrication, la conservation, l'utilisation et la conservation des formes actuelles avec l'emblème de la Fédération de Russie et le manteau d'état des bras des sujets. Application de GOST est une représentation schématique des détails.