Fonctions du gestionnaire de bureau

Souvent, en particulier dans les petites entreprises, le gestionnaire de bureau est habituellement appelé le secrétaire. Il semble beaucoup plus solide position, mais le fait que les responsabilités du gestionnaire de bureau de secrétariat différent (même si elles ont certainement beaucoup en commun), rarement toute personne concernée dans ce cas.

Quelle est la responsabilité de l'employé? Tout d'abord la responsabilité du gestionnaire de bureau est de travailler avec des documents. L'employé reçoit la correspondance reçue, il enregistre, envoie le destinataire envoie à l'archive, si nécessaire. Il accepte également les demandes des autres employés de les transférer à la signature du directeur général, leur assure le timbre, et donne ensuite en arrière. Les fonctions du gestionnaire de bureau est de travailler avec des documents internes: les commandes d' impression et leur dédouanement, le stockage, l' envoi des archives et de la comptabilité, en collaboration avec la correspondance sortante. Le cas échéant, il devrait être en mesure de travailler avec tout équipement de bureau: fax, scanner, photocopieur, ainsi que de recruter et d'imprimer des documents. Préparer la salle pour les présentations, en gardant comptes rendus des réunions, des réunions et accueil des invités et des clients dans le cadre des fonctions de gestionnaire de bureau.

Souvent, l'employé doit faire face à des tâches de secrétariat traditionnels: la distribution des partenaires invités ou gestionnaires dans les hôtels, chambres réservation, billets d'avion et des billets de train. En fonction des spécificités de l'entreprise et le bureau lui – même, le gestionnaire peut être un représentant de votre entreprise dans les négociations commerciales, et les fonctions du directeur du personnel: la recherche de nouveaux employés, la création d'incitations et de programmes éducatifs, le travail de conception. Parfois, il se concentre sur l'introduction des technologies de l'information, le développement de nouveaux programmes.

Fonctions du gestionnaire de bureau supposent des connaissances:

1. Les lois et règlements qui régissent les juridiques, des informations, des entreprises.
2. Principes fondamentaux de la gestion, le marketing, l'esprit d'entreprise et d'affaires.
3. Les fondements de la sociologie, la psychologie, l' éthique de la communication d'entreprise, n'a pas travaillé avec le personnel et le public.
4. Procédure d'élaboration des propositions commerciales, des rapports, des plans, des contrats et des accords.
5. Les pierres angulaires de la gestion, les fondements de l'ergonomie et de la santé au travail.

En plus de ces tâches, les responsabilités du gestionnaire de bureau comprend un inventaire des bureaux et des logiciels requis pour exécuter les consommables (fournitures de bureau, papier et autres accessoires), qui sont nécessaires pour le travail des employés. En outre, il est obligé de tenir des registres de ces documents pour assurer leur émission, afin de déterminer comment obtenir, organiser et assurer le suivi des paiements pour les fournitures. Les fonctions du gestionnaire de bureau est de surveiller l'état de l'équipement de bureau, qui comprend: un défi opérationnel à maîtriser pour les réparations, le remplacement en temps opportun des consommables (comme les cartouches), quand il est impossible de réparer – le remplacement du matériel de bureau.

Selon les règles adoptées dans la société, et son directeur de bureau de taille ou il prend les appels et les télécopies, les transmettre à la bonne personne, envoyer des télécopies et téléphonerai clients et partenaires, ou supervise le travail des secrétaires, y compris le suivi de la culture de leur discours. Aussi dans les fonctions de gestionnaire de bureau est de contrôler l'état sanitaire du bureau, le maintien de l'organisation prévu, appeler le personnel technique pour le dépannage (par exemple, le remplacement des lampes ou des interrupteurs de puits).

En général, cette liste peut dilater ou se contracter en fonction du lieu de travail. Il est donc nécessaire, même au stade de l'entrevue pour demander ce que le gestionnaire de bureau (fonctions de l'employé dans l'entreprise).