Qu'est-ce qu'un document électronique?

Le niveau de l'informatisation aujourd'hui appelle à une transition vers la gestion de bureau « sans papier ». Il est basé sur un document électronique, qui, à la différence traditionnelle, caractérisée par un certain nombre de nouvelles propriétés et caractéristiques. Jusqu'à présent, une définition unique de ce phénomène n'existe pas dans la loi, ni dans le monde scientifique de la Russie.

Le concept de « document électronique » est apparu dès les années 1970. Nous avons donc commencé à être appelés « documents lisibles à la machine ». Leur particularité est qu'ils doivent être créés avec l'aide de la technologie informatique et être adapté pour le traitement informatique. Dans ce cas, les détails nécessaires sont faits strictement conformément à la procédure établie pour tous les documents.

document électronique – est un objet de l' information, composé de deux parties obligatoires: 1) les détails (nom, informations sur l'auteur, le temps, le lieu d'origine, etc.) et la signature électronique numérique; 2) la partie principale de la teneur en composé de texte, une information graphique et numérique traitée comme une unité.

Un document électronique est signé par une signature électronique qualifiée, ce qui en fait l' équivalent d'un papier signé par sa propre main. L'information est présentée dans ce sous forme numérique (électronique). détection de données en utilisant les ordinateurs peuvent transmettre de l'information sur les réseaux de télécommunications, processus – dans les systèmes d'information. Le cas échéant, un document peut prendre la forme d'un affichage à l'écran et sur papier.

Document électronique – un cycle vie électronique des documents dans une entreprise (organisation, entreprise) pour les recevoir, changer le statut (approuvé, communiqué à, dans, signe, fermé, etc.) à l'annulation de l'archive. Un tel document est parfois appelé «flux de travail», qui caractérise le mouvement des documents comme un seul flux de travaux individuels dans un processus métier spécifique. L'ensemble du système de gestion électronique de documents comprend le logiciel que vous avez besoin d'organiser et de maintenir ce genre de cycle de vie des documents.

document électronique et flux de travail basé sur l'ont plusieurs avantages par rapport aux traditionnels. Ils permettent de contrôler non seulement le personnel de l'organisation de leur propre espace de travail, mais l'ensemble du processus. Utilisez l'archive électronique est beaucoup plus pratique que le papier. , Réduction du temps pour le passage de la coordination et l'exécution du document se trouve à quelques minutes. En général, il est plus économique que le papier. Il y a beaucoup de logiciels de gestion électronique de documents ( "Motive", "E1 Euphrate", "DocsVision", "1C document", etc ..).

À l'heure actuelle, il y a l'ombre de l'expérience étrangère de la réglementation des relations dans le domaine des documents électroniques sur le plan juridique. En Russie, le problème de la régulation de ces relations n'a pas reçu de décisions législatives, même si des tentatives ont été faites adoption de la loi (2005). L'adoption de la législation sur ce type de papier – l'une des directions importantes de la réglementation juridique.