Classification des documents: critères de base

Il était donc facile de comprendre le grand nombre de documents, a élaboré des règles spéciales pour leur préparation et la présentation, les classifications différentes, ainsi que les formes appropriées et les méthodes de travail avec eux.

Il convient de noter que la classification des documents est extrêmement important car il aide à mettre en évidence leurs caractéristiques spécifiques et permet de les utiliser le plus efficacement possible. Il est l'un des plus anciens et jusqu'à la fin des questions en suspens, dont le développement a commencé qu'à la fin des années 1960. La plupart des documents approche distribuée en groupes séparés appliqués auparavant uniquement à des caractéristiques spécifiques par rapport à la portée ou la science séparée. Seulement récemment classification multidimensionnelle des documents a été mis en place, qui est basé sur les composants de l'information et de matériel.

Tous les documents peuvent être divisés en fonction des critères suivants:

1. Les circonstances de leur fonctionnement dans l'espace et le temps. Prendre en compte la régularité de publication (périodique et non périodique), le temps d'apparition (l'original, original, copier, dupliquer), le lieu de fabrication (régionale, nationale ou étrangère);

2. Volet d'information.

• attention au contenu et le niveau d'agrégation d'informations (documentation primaire et secondaire);

• classification des documents comprend la dimension des informations enregistrées sur la taille (format), et le nombre de pages (total);

• division sur la façon dont l'information est perçue (les documents peuvent être lus par un humain ou besoin d'un équipement technique spécial);

• cette classification des documents comprend également un caractère emblématique moyen par lequel enregistrer les informations (texte et non sous forme de texte);

• Procédé d' enregistrement de données selon la distinction manuscrite, imprimée, mécanique, magnétique, photographique, optique, laser, et les documents électroniques.

3. Matériau composant qui comprend certains critères (comme le matériau du support d'informations, ainsi que sa forme et sa conception).

Il est intéressant de noter que la distribution des documents pour les différents groupes de contenu et la forme permet plus efficace d'organiser le travail avec elle.

Il est à noter qu'il existe aussi une classification correspondante des documents comptables à ce jour, qui tient compte de leur contenu, le lieu et la procédure d'élaboration, l'application et une méthode d'utilisation.

Cette classification des documents comptables comprennent la division suivante en types:

• en fonction de l'application – administratif et exécutif, enregistrement comptable ou combiné;

• préparation de commandes – primaire et sommaire;

• documents internes et externes;

• par utilisation – jetable et le stockage;

• en fonction du contenu – monétaire, le matériel et le design.

Il faut dire que cette classification comprend un certain nombre de critères et est extrêmement large, donc chaque document se rapporte à des groupes différents en même temps, mais peut être caractérisée par des caractéristiques spécifiques et utilisées uniquement dans le domaine concerné.